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【仕事のミスを減らすには】ミスの種類ごとにチェックリスト化！

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仕事をしていてミスが多い方：
・あ！今見たらここ間違ってる！他に同じミスがないのか不安・・・
・え？それってこういうことじゃなかったの？？
しまった！〇さんに相談しないで進めたので抜けがあった・・・
・あー、やっちゃった。このミス前もした気が・・・
・前回期限遅れたから気をつけたのに、結局また遅れることに・・・

ミスが原因で仕事がつらい。ミスを減らす方法はないのかな？

今回はこういった疑問について解説していきます。
これを書いたじぶんはこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニアに従事。製品リーダーとして仕事しているので、社内外折衝をしながら、メンバに仕事をお願いすると共に、自身も作業している。理解不足、ポカミス、ど忘れなど、あらゆるミスを経験。すべての小石につまづきながらも歩き続け、ミスを修正している。

 【仕事のミスを減らすには】ミスの種類ごとにチェックリスト化！

仕事のミスを減らすには、チェックリスト化がよいです。また、そのチェックリストは、ミスの種類ごとに作成するとよいでしょう。

その理由は、ミスには種類があり、種類に応じて対策が必要だからです。

 まずはミスの内容を記録し、種類わけしよう

ミスの種類は、大きく下記4つに分類されます。

  • 思い込みミス
  • 確認ミス
  • うっかりミス
  • 目的まちがいミス

 そして、これら4種類のミスについて、原因、対策は以下となります。

思い込みミス原因：「これはこうだと思っていた」みたいに、裏付けをとらないことにより発生するミス。

失敗例：今回はテストは１項目のみでよい、となっていたが、なぜそれでよいのかを確認しないまま時が過ぎ、あとから調べると、それではだめなことがわかった

対策：決めた内容について、その根拠となるデータ、証拠(エビデンス)を残すようにする。対策例：あるシステムの入力値は、○~○の値しか取り得ないとなっているが、それを示す設計根拠や証拠がなかったため、独自で設計や確認を行い、本当にその通りだと認識したうえで作業を続行した。

確認ミス原因：何か作業をした際、その結果を再度見直すことを怠ったときにでるミス。

失敗例：資料を上司に提出する際、誤記チェックせずに提出してしまった

対策：これは単純に、じぶんが行ったことを再度確認するだけです。なので、チェックリストとしては、絶対に行うべき内容について、～を行ったか？という項目を入れればOKかと。

うっかりミス原因：これに原因はないかと。本意でないことをしてしまうミスなので。強いて言うなら確認ミスをしないことによりミスとなるので、原因は確認ミスと同じでいいかと。

例：コピペミスなどの誤記など対策：なし。うっかりなので、集中しろとか、ほかのこと考えるなど、精神的なものしかないのかなと。 

目的まちがいミス原因：その作業の理由、背景を知らないまま作業を進めたことが原因で発生するミス失敗例：簡単な動作確認を依頼されたのに、ご丁寧に時間をかけて報告書レベルにして提出してしまった。

対策、対策例：思い込みと同様

注意：できないこと、ムリなことをチェックリストしない

ここまでかくと、「よし！ならチェックリストの項目作りまくろう！」って思うかもですが、それはやめましょう。

なぜなら、無理やりチェックリストしても、形骸化するだけだしシンドイからです

よくある間違い①：ミスした内容をひたすらリスト化しすぎ、チェック項目膨大化

ミスをした→その内容をチェックリスト化→チェックリストが膨大に・・・

と、いう感じになると元も子もありません。なので、なんでもかんでもチェックリスト化してしまわないようにしてください。

極端な話、ポカミスならチェックリストもなにもありませんよね？

あと、

「ちょっと風邪気味だけど、納期が近いから無理やり出社してチェックした」

こんなことってよくあることであり、こういうときこそポカミスがでてしまう。

で、そのときにミスした内容をわざわざチェックリスト化しても意味ないですよね？そういうことです。

下記のとおり、巷でもチェックリストの膨大化に懸念を示す意見が多いです。

よくある間違い②：「ある処理限定」のチェック項目が増加

なんでもかんでもチェックリスト化してしまうと、「かなり限定的」なチェック項目が追加されてしまうことにより、

この項目は非該当→次も非該当・・・非該当が多いな・・・→形骸化

と、なってしまいます。たとえばこういうものです。

  • ミスの例：〇〇通信規格を採用したが、△△の不具合があった
  • チェックリスト項目：〇〇通信の際、△△してしまっていないか？

これだと、〇〇通信をしていない→「はい、非該当！」と、なってしまい、チェックリスト項目として正直その項目が脚光を浴びる回数が著しく減ってしまいます。

即ちゴミ項目です。

こうならないようにするには、チェックリスト項目としては、「ミスをしてしまった本質」をのせるべきです。

なので、

「△△の不具合をしてしまった」←ここの内容をチェックリスト化すべきです。

つまり、「△△を作りこんでしまった原因」をチェックリスト化すべきなのです。

  • だめな例：〇〇通信の際、△△してしまっていないか？
  • よい例：■■の設計をした際、△△になってしまうことはないか？

こんな感じです。

よくある間違い③：〇×のみのため、チェックが曖昧となってしまった例(〇にした理由などをかこう)

チェックリストと聞くと、ついレ点をうつイメージがあります。

下記のような、単純なことだったり、手順的なことなら別にレ点チェックするだけでもたしかに大丈夫でしょう。

  • 忘れものチェックリスト
  • デパートのトイレ掃除のチェックリスト（よく貼ってありますよね）
  • 手続きのための書類を封筒で送付前のチェックリスト

これに対し、例えば成果物を作成したときのチェックリストとしては、単にレ点や〇×ではなく、「OKとした理由の根拠」をきちんとかく必要があります。

なので、チェック項目の横にチェック欄があるかと思いますが、その横に、その理由を記載するようにするとよいでしょう。

それをすることで、

  • 成果物作成者：じぶんがなぜOKと判断したのかをかく
  • チェック者：その判断が妥当であるかを判断できる

〇×でないほうがよいのは明白ですね。

最後に：組織と個人のチェックリストは別物なので注意

最後に伝えておきたいのは、個人としてミスしないためのチェックリストと、会社、即ち組織のチェックリストは別だということです。

なぜなら、それを同じにしてしまうと、これもまた、リストの膨大化＆「ある処理限定」のチェック項目が増加してしまうからです。

なので、まずはじぶんのためのチェックリストを作ることで、自身のミスを減らすことから始めるとよいのかなと。

今回は以上です。

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