電話や話し合いの整合事項はきちんと書面に残しましょう
普段の業務の中で、仕様とかソフトウェア実装方法、日程など、色々と取り決めをする機会がありますよね。
もちろん社内、社外にかかわらず。
その際、その取り決め事項はきちんと書面に残していますか？
例えばこんな感じです。
- 打ち合わせの場→議事録に残す
- 電話での整合→後から確認用メールを送る
- 内容によっては顧客とのQ&A表に残す
書面に残したほうがいい理由について以降で解説していきます。
理由①：後から言った、言わないの争いになるから
これは社内での作業指示をする側と、受ける側で内容の食い違いにより発生することが多いかと思います。
お願いした作業のアウトプットが、意図したとのと違う、といったことです。
こういう時、作業指示する時もされる時も、メールにその場で整合した内容を書くようにしています。
で、一通りの会話が終わったらそのメールを備忘記録代わりに相手に送信する、といった感じです。
メールとはいえ、これは備忘記録なので、「お疲れ様です～」などの最初の文面すら要りません。メモをそのまま送信です。
たったこれだけをやっておけば、言った言わないの争いはある程度阻止することができるのかなと思います。
理由②： 交渉事の武器になるから
今年の７月にこんなことがありました。
納期延長を打診したら客先がキレて乗り込んできた
客先から要求仕様が届いて、でもその内容がすごく曖昧でした。
で、こちらから何度もメールやQ&Aで仕様の問い合わせをしているが、
レスポンスがあったりなかったりで期間だけズルズルと過ぎてしまいました。
そこで、いよいよ量産日程に影響が出るレベルまでの遅れまで来た時、客先のお偉いさんがうちの会社に乗り込んできました。
で、開口一番に、強気で「なんでこれぐらい遅れているのか」と聞いてきました。
この時、自分たちはあらかじめ武器を用意しておきました。
内容としては、「いついつまでにこれを決めてくれないと間に合いませんよ」といった、メールです。その数約17個。これらをすぐに提示可能な状態にしておきました。
これにより、客先は強気な状態から一気に弱気モードとなりました。
もし、こちらがあらかじめ催促メールを用意していなかったら、きっとこのような結果にはならなかったのかなと思います。
電話整合した内容を担当者がしらばっくれ、整合が無意味となった
こちらは、電話で整合した内容をメールで整合しなかったために失敗した例です。
納入イベントが２回あり、１回目までに、どうしてもソフトウェアの実装が間に合わない機能がありました。
で、納期の2日前に客先の担当者に電話で連絡をしてごめんなさいをしました。
結果、担当者からは「仕方ないですね。了解しました」と、言っていただけたので、こちらとしては
「未機能については次のイベントまでに対応。客先も了解済」
で、社内では処理したのですが、1回目の納入イベント時、客先の上層部が怒りのメールをしてきました。
なんで全機能が入っていないのか、と言った内容です。
この時、担当とは電話で整合した話をしたのですが、当の本人(こちらからの電話で整合した客先の担当者)がしらばっくれてしまい、結果として自社の管理職をも巻き込む形で客先にごめんなさいする羽目になりました。
あの時電話の後、即メール１本送っておけば、と思わずにはいられませんでした。
何でもかんでも書面化しなくていい
ここまで話すと、
「整合事項はなんでもかんでも書面化しないといけないのか」
と、思われるかもしれませんが、さすがにそれは無理です。例えば以下。
- 複数人で簡単な１タスクをする際の作業分担
- 変数名で悩んだ時、
- テスト機材を明日借りる約束をした
この程度でしたら、書面化なんてやっていられないので、そこは臨機応変に対応すればよいのかなと思います。
最後に
と、いうことで、整合内容を書面化する理由や体験談を書いてみました。
対応としては以下でいいと思います。
- 打ち合わせの場→議事録に残す
- 電話での整合→後から確認用メールを送る
- 内容によっては顧客とのQ&A表に残す
自分のように痛い目に合わないようにするためにも、ぜひやってみてはいかがでしょうか。