【皆に振っちゃえ！】自分だけ仕事を抱え込むあなた：人を巻き込もう
仕事を抱え込むことが多く、常に忙しい状態となっちゃってる。
まわりの同僚はそんなことないのになんで自分だけ。。。
どうしたら解消できるんだろう。
今回はこの悩みについて解説いたします。
これまでソフトウェアリーダー、製品開発リーダー、ツール導入リーダー、ISO規格取得推進リーダーなど、数々のリーダー経験の中で、人をうまく巻き込むことでマネージメントを行う傍ら、自身の作業も行う日々を過ごしている。
【仕事を抱え込むあなた】人を巻き込みましょう
自分だけ仕事を抱え込み、常に仕事に追われて消耗してしまわないように、人を巻き込むようにしましょう。
そう考える理由は下記です。
- 自分一人で仕事をするには限界があるから
- 仕事を適材適所で振ることで、自身の持ち分を減らすことができるから
具体例を元に解説していきます。
自分一人で仕事をするのはキツイです
例えば、会社の忘年会の幹事を任されたとしましょう。
忘年会をやるには、
- 店をどうするか
- 日時はいつにするのか
- 司会はだれにするのか
- 途中で余興的な要素を挟むのか
- 予算はどうするのか
こんな感じで、たくさん、かつ多彩なタスクがあるので、これらを一人で全部やるのはキツイですよね。
このように、いくらある仕事を任されたとはいえ、それを全部ひとりでやるのはそもそもムリゲーであり、キツイのです。
その作業、適材適所でまわりにできる人がいるはず
先ほどの忘年会の幹事を例にすると、それぞれのタスクには、適材となる人物が必ずいるはずです。例えば、
- 店選び：グルメなAさん
- 日時の決定：万時に細かいＢさん
- 司会：おもしろくていつも明るいＣさん
- 余興：いつもあかるく仲のよい若手メンバのDさんたち
- 予算：部長クラス
こんな感じで、一言で忘年会の幹事といっても、やらないといけないことを紐解いていくと、適材適所な人材がいるのではないでしょうか。
そして、そのような人たちにお願いすれば、自分一人で抱え込むこともなくなるのではないでしょうか。
人を巻き込むことが必要なのはわかったが、どうやってお願いすればいいのか・・・
ここまでかくと、
「一人で抱え込まず、人を巻き込むべきであることはわかったが、巻き込みたい人と面識がないので、やはり一人でやるしかないのでは・・・」
と、思う人もいるかもしれません。
確かに、お願いしたい人物が、面識がない人だったりすると、いきなりお願いするのはなかなかシンドイので、巻き込むのが難しいですよね。
その場合は、以下のようにしましょう。
- 忘年会の幹事をお願いしてきた人(上司、委員会の人)から連絡してもらう
- 知り合いにお願いいする
- 知り合いと一緒にお願いしにいく
こんな感じで、お願いする際も、一人でいかず、人を巻き込むようにすればよいのです。
このようにすることで、面識なしの人でもお願いをすることができ、それが結果として、自分一人で抱え込むことがないようする状態を作り出すことになるのではないでしょうか。
なので、自分だけ仕事を抱え込み、常に仕事に追われて消耗してしまわないように、人を巻き込むようにしましょう。
いつでもまわりを巻き込めるように、作業の洗い出しをやろう
これまで、自分だけ仕事を抱え込み、常に仕事に追われて消耗してしまわないように、人を巻き込むようにすることを解説しましたが、人を巻き込むようにするにはどうすればいいのでしょうか。
それは、作業の洗い出しをしっかりやることです。
なぜなら、いま自分はどのようなタスクを抱えていて、
- それはどのような作業か
- なにをいつまでにしないといけないのか
を、予め明確にしておかないと、他人を巻き込むことができないからです。
人を巻き込む仕事術の手順はこれです
人を巻き込むには、以下を行います。
- 自信の作業を細切れにし、期日を決める
- その作業を適材適所に割り当て、自分は進捗管理に集中する
先ほどの例でいうと、
- お願いされたタスク：忘年会の幹事
- 細切れにしたタスク：
- 店決め
- 日時決め
- 司会決め
- 余興の内容決め
- 予算の確保
こんな感じです。
実際の会社業務で例えるなら、
- お願いされたタスク：会議の準備
- 細切れにしたタスク：
- 参加者への会議通知メール送付
- 会議室の確保
- 資料の印刷
- 当日の会議室の準備
このように、一言で「幹事」や「会議室の準備」といっても、やることは細分化できますので、まずは作業の細分化をすることで、人を巻き込むことができるようにしましょう。
そして、それ以降は自分は進捗管理に集中しましょう。
お願いされた側も、いろんな事情があって、予定が遅れたり、何らかの問題を抱える場合がありますので。
このように、タスク細分化→適材適所に作業割り振りをすることで、一人で仕事を抱え込まず、まわりを巻き込むことが可能となるのです。
自分がわかっていないことは他人はもっとわかりません
ここで、当たり前のことですが、人に作業をお願いする場合は、自分自身がその作業のことをきちんと把握してからにしましょう。
そうならないように、
- どんな作業で
- いつまでに
- どのように行い、
- 最終的にどうなっていればいいのか
最低でもこのくらいは把握した上で人を巻き込むようにしましょう。
なお、他人への仕事の頼み方についてはこちらでも解説しております。
>>【他者に作業依頼後】これで一安心！なわけないですよ【放置は危険】
>>【業務依頼する時】責任区分を明確にしてからお願いしよう
みんな忙しくて、まわりを巻き込んで仕事ができないんだけど？
ここまでかくと、
「タスクを細切れにして、適材適所でお願いすればいいことはわかったが、そもそもみんな忙しくて、まわりを巻き込んで仕事ができないときもあるのでは・・・」
と、思う人もいるかもしれません。
確かに、仕事をお願いしたい人自体が忙しいと、その人に仕事をお願いできないので、結果としてまわりを巻き込むことができないことがあるかもです。
とはいえ、その「忙しさ」はどれほどのものなのでしょうか。
一日数十分の猶予もない忙しさならともなく、そのような状況でない場合もあるのではないでしょうか。
なので、見た目の忙しさに惑わされず、まずは声をかけてみましょう。
また、本当に忙しくて無理なら、その作業を更に細かくできるのかを検討しましょう。
本来ならそこまで細かくしないレベルにすれば、その一つ一つの作業時間は、毎日数十分ずつやれば可能になることもあるので。
なので、いつでもまわりを巻き込めるように、やはり作業の洗い出しはしっかりやりましょう。
と、いうことで一人で抱え込むのはやめましょう
ここまで解説した通り、
- 一人で仕事を抱え込むのはシンドイ
- なので、人を巻き込む
- 巻き込むには、作業を細切れにしてからし、その後は進捗管理に集中
こうすることで、ゆとりをもって仕事をし、精神を安定してやっていきましょう。
今回は以上です。