【その会議、本当に必要?】報告や情報共有だけないらないです

Communication WORK

・会社にいると会議が本当に多い。しかも定例会ばかり。とりあえず集まるのってどうなの?

・仕事してて、何か課題があると、すぐ「とりあえず打ち合せ」となって、自分の作業時間がない。なんとかならないかなぁ?

・そもそもろ、会議ってどういうときにやるものだろう?

今回はこのような疑問に対して解説していきます。

これを書いた自分はこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニアに従事。現在の会社では無駄な会議が多く、会議室の予約が全部埋まっていることが多い。なので、自分が関連する会議から少しずつ開催頻度を減らすようにしている。

【その会議、本当に必要?】報告や情報共有だけないらないです

会社のあるあるですが、とにかく会議が多い会社ってありますよね。

自分が今いる会社がまさにそう。前職に比べて本当に会議が多い。

では、会社でやっている会議って全部必要なのでしょうか。少なくとも、報告や情報共有だけを目的とした会議は必要ないです。

そう思う理由は、日頃のコミュニケーションやメールでほぼ済ませることができるからです。

魔の月曜日、または金曜日

皆さんの会社で、月曜日または金曜日って会議が多くないですか?

これは、週の始まり、または週の終わりなので、定例ミーティングが多いのではないかと推測されます。

そして、その定例ミーティングは有意義なものでしょうか。

有意義なら良いのですが、おそらく端に何かを報告するだけの無意味な打ち合わせの場とはなっているのではないでしょうか。

そもそも、日頃コミュニケーションとってますか?

定例ミーティングとかが開催される目的って、おそらく、報告連絡相談が目的なのだと思うのですが、これだってそもそも、日頃のコミニケーションによって何とかできませんかね。

何か終わったら連絡する、何かあったら連絡する、など、日ごろのコミニケーションで全て完結してしまうのではないでしょうか。

なのでこのようなことで必ずしも人を集めて会議をする必要は無いのではないでしょうか。

会議の主催者が何も準備しないまま開催される会議も無駄です

これまで、報告や情報共有だけを目的とした会議は不要だということを解説しましたが、じゃあそれ以外の会議は有効なのかというと、そうではないとかと。

会議の主催者が何も準備しないまま開催される会議も無駄です。

なぜなら、会議の質が落ち、何も決まらないまま終わるか、不毛な時間となってしまう可能性が高いからです。

客先から新たな要求がくる度にとりあえず人を集めるバカリーダー

エンジニアをしているとわかると思うのですが、客先から突然新しい要求が来ることってありますよね。

その場合、もう一度要求分析とかをする必要があると思いますが、これらをやらず、客先から新しい要求が来たのでとりあえず集まろうと言うことを言い出すリーダーっていませんか?

こういう会議って困りますよね。

なぜなら、リーダー自身が、顧客からの要求追加に対して焦っているのはわかりますが、何の準備もなしに人を集めて何かを解決しようとするからです。

このような会議は不毛な時間で終わってしまうでしょう。

判断材料を提供し、会議の場でものごとが決まる会議をしよう

これまで、報告や情報共有だけを目的とした会議、及び会議の主催者が何も準備しないまま開催される会議は無駄だということを解説しましたが、じゃあ意味のある会議とはどのようなものでしょうか。

それは、判断材料を提供し、会議の場でものごとが決まる会議です。

なぜなら、会議は、そもそも、みんなでものごとを決めることが目的で行うべきことであり、そのためには、ものごとを決めるための判断材料となる情報が必要だからです。

ものごとに対する複数案、その理由、メリット、デメリットを用意

何か物事を決めるときにどのように決めますか?必要なのって最低でもこれで上がりますよね

  • 物事を決めるための情報
  • それに対するメリット
  • それに対するデメリット

なので、会議を開催する場は、それぐらいは準備しておくべきではないでしょうか。

メリットデメリットがわからない場合もあるときは、せめて議題に対する青を複数用意するだけでも違います。

それがあることで、会議の参加者は、その案の中から最適な情報を見つけることが可能になるからです。

もちろん、急を要する会議は型を守ってる場合じゃない

これまで、報告や情報共有だけが目的の会議、及び丸腰の会議は無駄だという話をしましたが、ここでは少しその例外系について解説します。

会社の状況によっては、こんなこと気にしている余裕がないくらい、緊急で人を集めないといけないことってありますよね。

エンジニアでいうなら、流出不具合があったときとか。

そのような場合には、もちろん型を守った会議をしてる場合じゃなく、とりあえず人を集めることから始めないといけないです。

なぜなら、とにかくスピード重視だからです。

不具合報告が顧客からあり、すぐさま関係者招集された話

顧客から、「〇〇機能が動かないんですけど」と言う連絡を受けました。

受けた瞬間、とりあえずソフト、ハード、メカのメンバーが全員集まり、その事象に対してどこが間違っているかなどを話し合い、修正箇所の目星をつけると言う打ち合わせをしました。

このように、エンジニアの場合、顧客からの不具合報告のような、一刻を争う内容ですと、会議形式を守っている場合ではありません。

なので、このような会議は、これまで解説したような内容は当てはまらないと言う認識でいても良いのではないかと。

基本は会議のない生活を

あなたは会社の週間予定の中で、会議は何個くらいありますかね?

別に何個までならOKとかそういう基準はないのですが、やはり、あまりなく、自分の作業に集中したいですよね。

なので、これまで解説したことをまずは自分が実践することで、

  • 自分が関係する会議を減らす
  • 最終的に、組織全体として会議を減らす

このようにできたら、自分自身が自分の作業に集中することができるので、より豊かな人生を歩むことができるのではと。

今回は以上です。

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