【外注管理のやり方】契約時点での詳細取り決めが明暗を分けます

Engineering SE

外注管理を担当することになった方:
・今回、社内の一部作業をアウトソーシングすることになったが、なにをどうすればいいんだろう?
・いままで外注管理なんてしたことなかったのに、突然管理を依頼された。なにをすればいいの? 

今回はこのような内容について解説致します。

これを書いた自分はこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニア職に従事。最初に勤務した会社は、外注される側、現在はする側で仕事しており、双方の立場を経験。また、外注は、コンサル、ソフトハウスそれぞれで経験あり

【外注管理のやり方】契約時点での詳細取り決めが明暗を分けます

会社で作業していると、特に開発職の方は、自社の作業を外部にアウトソーシングなど、作業の外部委託をすることがよくあります。

その際、なにをどうすればよいのでしょう。それは、契約時点での詳細取りです。これにより、契約後の明暗を分けます。

なぜなら、一度契約をとってしまうと、外注先は、最初に決められたことしか作業責務を負わないからです。

契約後に、「ここはこうしてくれんじゃなかたったのか」とか、「ここはこうやって言った気が、、、」と、いっても遅いです。

少し当たり前に聞こえるかもしれませんが、実際にやってみると、簡単じゃないです。

契約前に、作業イメージをしっかりもってないとキツイので。

では、実際どうしたらよいでしょうか。

作業分担、入出力文書を明確にする

契約前に、自社と委託先、どちらが何をするかを決めると思いますが、このような作業内容と分担を明確にしましょう。

ここが1番肝心です。ここをしっかりやらないと、「その作業は聞いていない」と言うことになり、下手したら、必要な作業のみに追加料金が発生する恐れがあるからです。

また、作業するにあたって入力となる文書や、その作業のアウトプットもきちんと定義しましょう。

RASIC表を使うと便利このような、作業分担は、RASIC表を使うと非常に明確になります。
RASIC表についてはこちらの記事を参照してください。
<<【業務依頼する時】責任区分を明確にしてからお願いしよう

契約時点では、このように、RASIC表を使うなどで作業内容や入出力を明確にしてしまえば、いざ契約後もそれほどトラブルになる事はありません。

なので、外注管理の際は、契約時点の取り交わしが非常に重要となります。

作業のやり方もきちんと確認しましょう

ここまで書くと、単に作業内容とその入出力をきちんとすれば良いように見えるかもしれませんが、もう一つ必要なのは、その作業のやり方です。

というのも、自分の会社でのやり方と、委託先の会社でのやり方が全然違う場合があるからです。
例えば、エンジニアで言うなら、アーキテクチャ設計と言う工程があった場合

  • 自社:コンポーネントの状態遷移まで記載する
  • 委託先:状態先を記載するのが詳細設計書

この場合、一言でアーキテクチャー設計をする、といっても、お互いの定義が違うため、しっかりと作業の内容を確認しておかないと、想定したものと違うアウトプットができてしまい、追加で何かをやってもらうとするとその分料金が上乗せされる可能性があります。

委託先の開発プロセスを説明してもらうとよい委託先がどのようなやり方をして、どのようなアウトプットを出すのかを確認するには、委託先の開発プロセスを説明してもらうのが1番手っ取り早いです。

もし、委託先にそのようなものがない場合は、自分の会社の開発プロセスを説明し、「この通りに作ってください」と言ってしまえば良いでしょう。

そうすれば、先ほど出たような、アーキテクチャ設計と一言で言っても、お互いの意識の相違がなくなります。

なので、作業分担を決めるだけでなく、実際のやり方も確認するようにしましょう。

契約までに入力文書が用意できない場合

実際に委託先に作業をお願いするには、作業してもらうための入力文書が必要ですが、もし期日までに用意できない場合は以下のようにしましょう。

  • 小出しする
  • 最終アウトプットとその中身を明確にしておく

出来上がったものから順次送付するというやり方です。
ただ、委託先の体制次第で使えない手となるので注意です。

  • 少人数で対応:一気にすべてを作業するわけではないので使える
  • 大人数で対応:すべての作業をパラ(並列)で作業するかもなので、その場合は使えない

こんな感じです。
なので、極力入力文書は期日までに用意しておきましょう。

契約後は受け身姿勢でなく、自ら状況を確認しましょう

これまで、外注やアウトソーシングの際は、最初の契約が肝心であることを解説しましたが、契約後は何を気を付けるべきか。

それは、「問題等あったら、委託先が何か言ってくるでしょう」という、受け身の姿勢ではなく、自ら状況を確認する、ということです。
なぜなら、

  • 委託先が何も言わないと問題が発生していても気づかないから
  • 委託先の打ち上げ時期によっては手遅れとなる恐れがあるから

社内外にかかわらず、作業を他者にお願いした場合は、それだけで満足してしまいがちですが、委託から何も言ってこない限り、お互いが話す機会がない場合は非常に危険です。ではどうしたらいいか。

定例で進捗を確認する場を必ず設ける

委託先で作業が開始されたら、進捗をチェックする場を定期的に持つようにしましょう。

一番手っ取り早いのは、定例でミーティングを設けることです。

この時に、計画に対して今どれぐらい進んでいるかや、疑問点についてその場でつぶしておくと良いでしょう。

定例会議は契約前に定義するのも手もしかしたら、このような定例ミーティングも、あらかじめ契約に盛り込んでおかないと、「契約と違うことやらされた」と言われるかもしれません。

なので、契約前に、「週に一回確認の場を設ける」と言うような事項を追加しておくと良いでしょう。

レビューにも積極的に参加する

毎回エンジニアの例になって申し訳ないですが、開発の成果物の作成を委託した場合は、委託先でも成果物作成後、その会社内でレビューをするはずです。

そこに、自社のメンバー、つまりは自分たちも参加してしまいましょう。
そうすることで、

  • 成果物の品質を事前にチェックすることができる
  • 何か用修正事項があった場合は、その時間に修正すれば間に合う可能性があるから

です。なので、できるだけ開発途中から品質をチェックする場には顔を出すようにしましょう。

最終成果物受領前も、受け入れ検査を必ず行う

ここまで解説したことを全てやり、いよいよ最終納品物を受領になる時も、そのまま受け取るのではなく、受入検査を必ず行いましょう。

そして、そこでもし検査NGの場合は、再度修正を依頼しきちんとしたものを納入し直してもらう必要があります。

不安なら受入検査も契約前に定義しよう受け入れ検査についても、もし不安なら、最初から契約時に、納入前に受入検査を実施する旨を契約に入れてしまいましょう。

そしてもしNGがあった場合は、差し戻し可能である旨もきちんと定義してしまいましょう。

こうすることで、仮に修正が大きくなったり、日程が超過する場合などに、そのような契約前の事項が非常に有利に働くからです。

やはり重要なのは契約前と、いうことで、外注管理に重要な要素はほとんどが契約前の話となります。

これを逃すと、「あとからでた話」「追加作業」となり、無駄な時間と費用が発生してしまう恐れがあるため、契約前にきっちりと作業を見通しておきましょう。

今回は以上です。

人気記事 プログラミングスクール多すぎ!どう選ぶの?【4つの指標で選ぼう】

人気記事 【テレワークで太った!】運動不足を解消しないと!【対策あり】