【テレワーク中】社内にいるよりコミュニケーションが円滑にとれます

LIFE Telework

テレワークになった方、またはこれからテレワークになる方
・テレワークになったら、社内でとっていたコミュニケーションはどうとればいいんだろう。うまくとれるのかなぁ。

これを書いたのはこんな人ですメーカーに勤める組み込みエンジニア。社内外での折衝が多いが、4月から在宅ワークとなり、MicrosoftのTeamsを使って、コミュニケーションをとることで社内にいるときとほぼ同じように日々仕事しています。

【テレワーク中】社内にいるよりコミュニケーションが円滑にとれます

理由は下記の2つです

  • 人を探す手間がないから
  • 自分の都合に合わせて対応できるから

人を探す手間がないから

社内にいるとき、「~さんはどこにいった?」というワードをよく聞きませんか?自席にいない、近くにいない、休憩スペースにいない、だから会議室か?みたいな。

あげくの果てに見つからないと、その時間は非常に無駄。しかも、毎日のようにそのような時間ロスをしますよね。社内にいると。例えば承認権限をもつ上司など、人が殺到する方を探すときなど。でも、テレワークだとそんなことがありません。

なぜなら、

  • 社内:どこにいるかわからない
  • テレワーク中:PCの前に必ずいる

となるから。このような実態から、人を探す手間がないのでコミュニケーションが非常にとりやすいです。

特に、ふだんから質問がたくさんくるような人気の方に対し、コミュニケーションがとりやすいです。チャット1発ですぐに返信がかえってくるし、社内であるような先約の待ち状態もないので。

自分の都合に合わせて対応できるから

社内で仕事していると、じぶんへの来客により全然作業が捗らない、または進まないってよくありますよね。でも、テレワーク中はそれをじぶんで制御できます。つまりはこういう感じ。

  • 社内:不定期かつ最高優先で割り込みが入る
  • テレワーク:割り込みがきても即対応する必要なし

集中しているときや、どうでもいい話がチャットで届いても、即レスしなければいい。そして、どこか切りのいいタイミングで返信する。すなわち、自分の都合に合わせて返信タイミングを調整できることから、じぶんにとってコミュニケーションがとりやすい状況を作ることができます。

じぶんも普段在宅ワークしているときは、チャットアプリに受信の表示がでても、即見ません。必ず今の作業に集中し、合間で確認するようにしています。

テキスト中心のコミュニケーション注意すべき点はこれ

テレワーク中は、マンツーマンのコミュニケーションは、きほんチャットを使って連絡をとりあいます。これがすごく有益なのですが、文字だけのコミュニケーションとなるので、以下に注意しましょう。

  • 長々と話さない
  • 表現に気をつける
  • 相手に即レスは求めない
  • テキストだめならすぐ音声会話を

長々と話さない

テキストなので、つい相手の反応を見ながら話してしまいがちですが、それだと自分も相手も、チャットでのやりとりに時間がかかってしまうので、少しでもやりとりが短く終わるような文章でやりとりしましょう。

よい例下記のように、内容、やったこと、聞きたいことを1発で聞いている。

〇〇について、〇〇が〇〇なのでよくわからなかったので、〇〇をしましたが、方向性は正しいでしょうか?また、他にやれることはありますでしょうか?

よろしくない例質問が小出しすぎて、相手もいちいち入力する手間が増えるうえ、行間が読めないので、何をどう返したらいいかわからない。

  1. 〇〇についてきいていいですか?
  2. 〇〇がよくわからんのです。。。
  3. ちなみに〇〇をやってみました。
  4. こんな感じの進め方でいいですか?
  5. あ、あと、他にやれることはありますか?

長々とチャットが続くと、相手もさすがに不機嫌になるので注意ですね。なので、対策としては、なるべく1発で回答可能なように質問することです。まあ、これはなにもチャットに限った話ではないですが。

表現に気をつける

普段のフェイストゥフェイスの会話と違い、テキストのみで会話するため、表現には注意が必要です。たとえば、たんにそれをした理由をそれとなく聞きたかっただけなのに、

「なんで〇〇をやったんですか?」

と聞くと、相手としては

「え?なんでそんなんやったの?意味なくね?」

みたいなニュアンスにもとれてしまいます。

なので、表現には注意しましょう。対策としては、絵文字や顔文字を活用するとよいです。そうすることで表現が和らぐので。

なお、実体験として、管理職のような、お堅い方とのやりとりは、絵文字や顔文字が使えないことが多いです。この場合は仕方なく、メールのようなお堅い表現でなんとかやりとりするしかないですね。

相手に即レスは求めない

冒頭にも書いたとおり、在宅ワーク中は、基本チャットでのやりとりとなります。そして、相手は確かにPC前にこそいますが、じぶんの作業状況により、即レスしたくない場合があります。自分も同じであるように。

なので、自分の質問に返事がすぐにこないからといって、なんども催促のメッセージを送るのはやめましょう。

ではどうするか。返信は気長に待ちましょう。待てないくらい緊急の場合は電話がいいかと。

とはいえ、昨今は電話は悪という風潮もありますので、それはそれで注意かもですね。

テキストだめならすぐ音声会話を

  • 何度かテキストでやりとりをしても、まだまだやりとりが続くなと思ったとき
  • 相手が明らかに誤解し、不信感をもっているとき

こんなときは、すかさずチャットから音声会話に切り替えたほうが、話がスムーズにいくので早いです。電話と違って、画面を共有しながら話ができるし、両手もふさがっていないので、作業はスムーズに進みます。

最後に

と、いうことで、今回はテレワークになった方、これからテレワークになる方の、

テレワークになったら、社内でとっていたコミュニケーションはどうとればいいんだろう。うまくとれるのかなぁ。

こんな疑問に対し、テレワーク中のほうが、出社しているときよりも円滑にコミュニケーションがとれることがわかることと、チャットによるコミュニケーションの注意点を解説いたしました。まとめると以下となります。

【テレワーク中】社内にいるよりコミュニケーションが円滑にとれる理由はこれ

  • 人を探す手間がないから
  • 自分の都合に合わせて対応できるから

テキスト中心のコミュニケーション注意すべき点はこれ

  • 長々と話さない
  • 表現に気をつける
  • 相手に即レスは求めない
  • テキストだめならすぐ音声会話を

以上を意識し、有意義なテレワーク業務を過ごしましょう。
尚、テレワークの期間があまりに長いため、運動不足となる方もいるみたいです。そこについては以下記事で解説しております。