計画しても仕事の締め切りを守れない原因:後工程への配慮不足です

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仕事をがんばっても、なんだかんだで締め切り日直前でバタつき、結果として期日や納期を守れない。
自分の作業はきちんと計画しているつもりなのになぁ。

どうしたら締め切りや納期前にバタつくことなく、期日を守れる仕事ができるようになるんだろう。

今回はこのような悩みについて解説いたします。

これを書いた自分はこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニアに従事。
これまで担当と自身の作業計画、リーダーとして製品開発計画を立てたことがあり、期日に間に合わなった苦い経験を糧に、現在もエンジニアとして仕事をしている。

この記事を読む利点計画を立てて仕事してるのになぜ締め切りに間を守れないのかを理解し、締め切りに遅れない仕事をするきっかけをつかむことができます。

計画しても仕事の締め切りを守れない原因:後工程への配慮不足です

仕事の締め切りや期日を守るべく、作業計画を立てているのに、結果として間に合わなくなってしまう原因は、後工程への配慮不足です。

即ち、自分よがりな計画を立ててしまっているからです。

それをチェックする人のことを考えていない

例えばエンジニアの場合、自分が作成した仕様書や設計書などの成果物はだれにもチェックされないまま流れていくのでしょうか。

もちろんそんなことないですよね。

基本的には

  • 作成
  • 確認
  • 承認

という流れがあるはず。

そして、もし自分が担当者の場合は、

  • 作成:自分
  • 確認:他者
  • 承認:他者

となるのは当たり前なのですが、他者のことを考慮した計画をたてていますでしょうか?

期限ギリギリに作成したがチェックNGで遅れ発生よくあるのはこれで、なんとか期限ギリギリには作成完了したが、

  • 他者の確認に時間がかかった
  • 他者の確認結果がNGであり、その修正が間に合わなかった

このようなパターンで、じぶんの計画通りには作業できたものの、結果として期日に間に合わないケースはよくあるのかなと。

それがないと仕事できない人のことを考えていない

自分が作成した成果物が、その後だれにどのように使われるかを考えて、じぶんの作業計画をたてないとだめです。

そうしないと、たとえ計画通りに成果物の作成が完了してもプロジェクトの全体計画が遅れてしまうからです。

納期はまだでもそれまでにやることが多々あるエンジニアのたとえ話が多くなってしまうのですが、開発では、基本的に

  • 決める
  • 作る
  • 確かめる

という流れで進められ、確かめる、すなわちテストが完了したらリリースとなります。

実際はそのあとにもリリースしてよいかのゲートとなるイベントや客先報告等ありますが、そういう細かいのは今回は省略して話を進めます

そして、自分がもし「決める」の仕事、たとえば仕様を決める立場の場合、

  • 納期は今日から1か月後
  • なので、その1か月を自分の作業、即ち仕様決めに使っていいか?

もちろん答えはNGですよね。

でも、ついこのような計画を立ててしまうことで、たとえ計画通りに動いていても、後工程の人につつかれて、結果として全体計画が遅れてしまうことがあるので注意です。

後工程を知らないと自分よがりな計画となるここで大事となってくるのは、後工程のことをいかに知っているかです。
先ほど解説したような、

仕様書を作成後は、それを使ってだれかがコードを組む。そして、その後はそれをつかってだれかがテストをする

少し経験のあるエンジニアなら、このくらいなら考慮して計画をたてることも可能です。

では、自分の部署や得意領域を離れた後のことまで想定できていますでしょうか。

たとえば

  1. 開発部署からソフトウェアがリリースされる
  2. リリースされたソフトウェアが工場と関わる部署に届き、そこから工場に送られる
  3. 工場にて、そのソフトウェアが組み込まれた製品が作られる
  4. 作られた製品が各地域に出荷される

こんな流れで開発した製品がエンドユーザまで流れる場合、エンジニアがしっているのってせいぜい1のところまでではないでしょうか。

その場合、たとえば4の日程に余裕があるから、それまでに開発をすればいいだろうと考えてしまうと、2や3の工場の人から、

「生産の日程がないからもっと早くリリースしろ」

と、言われるのはいうまでもありません。

このように、後工程を知らないと、いつの間にか自分よがりな計画となってしまい、結果としてプロジェクトの遅れにつながる恐れがあります。

なので、仕事の締め切りや期日を守るべく、作業計画を立てているのに、結果として間に合わなくなってしまう原因は、後工程への配慮不足なのです。

後工程のことを考慮した計画をたて、ゆとりのある仕事をしよう

これまで、仕事の締め切りや期日を守るべく、作業計画を立てているのに、結果として間に合わなくなってしまう原因は、後工程への配慮不足であることを解説しましたが、後工程のことを考慮した計画をたて、余裕のある仕事をしましょう。

なぜなら、自分の作業以外に時間がとられる項目を予め計画しておくことで、ゆとりをもって仕事をすることができるからです。

チェック者の設定、チェック者の予定を把握しておく

まず、じぶんの作業の間近にある作業として、作った成果物のチェック作業があげられます。

まずはここをしっかり押さえましょう。

具体的には、

  • 予めチェック者を決める、または確認しておく
  • チェック者の予定を把握しておく

この2つです。

予めチェック者を決める、または確認しておくせっかくじぶんが成果物を作成しても、チェック者が決まっていないことで、それを決める時間がかかって計画が遅れてしまっては勿体ないです。

なので、成果物の作成に着手する前に、チェック者がだれであるかを必ず確認しておきましょう。

本来は、開発計画の中で予め決まっているものではありますが。。。

そして、チェック者が判明した場合は、その人の予定を把握しておくようにしましょう。

よくあるのは、

  • チェック者の成果物チェック時間を考慮して計画を組んだ
  • 計画通りに成果物を作成した
  • いざ、成果物のチェックを依頼しようと思ったら、チェック者が数日レベルで出張で不在だった

こんな感じです。
せっかくチェック時間を考慮して計画したのに勿体ないですよね。

自分も、過去に上司が不在であることを直前で知り、何度絶望したことか。。。

なので、予めチェック者を決める、または確認しておくのが大事です。

自分の作った成果物を使って、だれがいつ何をするのかを把握しておく

たとえば自分が、

  • 仕様書を作成の場合:いつからコーディング開始するのかを把握しておく
  • コードを作成の場合:いつからテスト開始するのか把握しておく
  • 開発部署の場合:開発の手から成果物が離れたあとの日程を把握しておく

こんな感じです。

特に、自分の部署から成果物が離れた、すなわちリリース等した後に、何があるのかは忘れがちなので、特に注意して確認するようにしましょう。

そもそも締め切りや期日が短いので、余裕のある計画は無理では?

ここまでかくと、

「そもそも締め切りや納期が短いので、後工程のことを考えて、そこを考慮するような計画は立てられないこともあるのでは?」

と、思う人がいるかもしれません。

確かに、短納期の場合は、計画を立てることに時間を割く余裕がなく、とにかく「作る」ことに時間を使いたくなる気持ちはよくわかります。

とはいえ、そうしてしまうと、結局のところ、これまで解説したように、後工程の人に迷惑がかかってしまうのではないでしょうか。

なので、短納期といえど、やはり後工程のことを考慮した計画をたて、余裕のある仕事をする必要があります。

もちろん、短納期となると、「余裕の仕事」、つまりチェック時間や後工程を考慮した早めの作業計画には柔軟な対応も必要です。
また、場合によっては納期や期限の調整も必要となりますが、それについてはこちらで解説しております。
>>【エンジニア】仕事の納期が間に合わない時の対処法【3つある】

と、いうことで、自分よがりな計画はやめましょう

これまで解説したような、自分よがりな計画を立ててしまうことで、結局間に合わずにみんなに怒られる人が、自分が勤務する会社でもよくいます。

今回はそのような人たちの顔を思い浮かべながら記事を書きました。

対策はこれまで解説した通り、後工程のことを考慮した計画をすることです。

これにて、遅れなく作業をしていきましょう。

今回は以上です。

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