【Web会議で注意】これやったらだめ！マナー違反ですよ【4つある】
Web会議に自宅から参加する予定のある方、
テレワークで仕事をしている人とWeb会議をする予定のある方：
今後テレワークが自分の会社やじぶんと関わりのある会社に普及することで、自分も相手も自宅からWeb会議に参加する機会が増えそうだけど、自宅からのWeb会議参加ってなにかと不安。
Web会議に参加する際のマナー的なことを知りたいなぁ。
コロナの影響で、急速にテレワークが広がっていることで、Web会議の場も増え続けています。
そこで、みんな突然、これまであまり経験したことのない、Web会議をすることになるので、うまくいかなかったり、失敗したことがある人も多いでしょう。
そこで今回は、Web会議で注意することについて解説いたします。
2020年4月よりテレワーク勤務となり、毎日の朝礼、週次のミーティング、突発的に発生する会議、打合せ、相談と、自宅にていくつかのWeb会議をこなしながら日々仕事をしている。
【Web会議で注意】これやったらだめ！マナー違反ですよ【4つある】
結論を先にいうと、以下の4つとなります。
- 片耳用のヘッドフォンを使用してしまっている
- 話していないときにミュートにしていない
- 長々と話す
- 【会社から会議に参加する場合】マイクに近づいて話していない
片耳用のヘッドフォンを使用してしまっている
Web会議の機会が増える昨今、自分専用のヘッドフォンやイアフォンを持っている方がほとんどですが、中には片耳用のワイヤレス型のイアフォンを
使っている方っていませんかね。
もしそうなら、きちんと両耳用のも用意したほうがよいですよ。
なぜならこれ、相手の通信環境によっては聞こえる声も聞こえなくなってしまうからです。
もちろんマイク付きです。
これは、テックアカデミーというプログラミングのオンラインスクールのメンタリング用に用意したもので、そのときは特に違和感がなかったのですが、
仕事で使うとヤバいことに気が付きました。
と、いうのも、相手の声がすごく聞き取りづらい場合が何回かあったのです。
しかもそれは、担当機種の製品開発の評価イベント。
管理職や部長が開発の成果物をチェックし、それについて議論している声が全く聞こえなかったのです。
幸い、何回も言いなおしてくれたり、他のメンバが翻訳！？してくれたので助かりましたが、それ以降はきちんと両耳型のヘッドフォンを使用するようにしています。
なので、もし片耳用のを使っている方がいるなら注意しましょう。
話していないときにミュートにしていない
Web会議の際は、基本的に、自分が話すときだけマイクをONにして話すようにし、それ以外はマイクを切るようにしましょう。
なぜなら、話をするわけでもないのにマイクをONにしていても、なにもいいことはないからです。
なので、変な間が空いたりして会議のコシを折ってしまいます。
注意しないといけないのは、
- 自宅の場合：家族の声など、自宅の生活音
- 会社の場合：自席まわりの人のしゃべり声や電話の声
こんな感じです。
そして、変な音が入らないにするのはみんな気にしているのですが、特に注意しないといけないのは、会社にいるときの自席まわりの声です。
なぜなら、自席でWeb会議をしてても、その他の人は席で普通に仕事をしてますよね。
そして、だれかと話をすることもしょっちゅうです。
その際は、少し話が盛り上がってわいわいしてしまうことも多々ありますよね。
その際、Web会議をしていると、そのような声を全部ひろってしまいます。
なので、まわりの音が入らないように、マイクは発言するとき以外はONにしてはいけないのです。
わかりますかね？あの「ザ～～」って音です。
これ、マイクONにしてるとどうしても入ってしまいます。
なので、やはり発言するとき以外はマイクONにしないようにしましょう。
長々と話す
Web会議って、基本的には、
「だれかが話ているときは全員黙る」
こんな感じで会議が進みます。
なので、発言はできるだけ
- 要点をまとめる
- 短く切って話す
- 必要なことだけ話す
これらを心掛けるようにしましょう。
いつまでもべらべらと話していては、他の方が話せなくてストレスになりますので。
また、よくあるのは、つい話が脱線してしまった時のイライラ。
話が脱線するのは仕方ないのですが、いつまでもどうでもいいことをべらべらとしゃべられたら、本当に必要なことが発言できないので、まわりはイライラします。
これ、対面の会議の場合はその場で言えば済むのですが、Web会議だと声が被るとどうしても聞き取りづらいので言いにくいのです。
なので、Web会議においては、特に長々と話すのは避けましょう。
【会社から会議に参加する場合】マイクに近づいて話していない
これは、会社からWeb会議に参加する場合に限った話なのですが、そのような際は、きちんとマイクに近づいて話をするようにしましょう。
なぜなら、マイクに口を近づけず話しても、他の人が聞き取りづらいからです。
社内で会議をする輩が、ろくにマイクに口を近づけず、マイクだけONにしてべらべらと話だし、その声があまりに聞こえなかったので。
まあ、聞こえないのは、片耳型のイアフォンを使っていた自分が悪いにしても、たとえ両耳型でも、聞こえない場合が多々あります。
なので、会社からWeb会議に参加する場合、発言する際はきちんとマイクに口を近づけてから発言するようにしましょう。
本当にWeb会議のマナーはこれだけなのか？もっとないの？
ここまでかくと、
「Web会議で気をつけることってそれだけ？背景、服装、姿勢、目線とか気にしないといけないのでは？」
と、思う方もいるかもしれません。
これ、珍しく断定して言ってしまいますが、
「全部不要です」
はい。繰り返します。全部不要です。
だってWeb会議ですよ？
そんな気にしてなんの意味があるのでしょうか。
別にみんな同じ場所にいるわけじゃないのですから、会議の目的が果たすことができればそれでいいじゃないですか。
なので、
- 背景を揃える
- 服装をしっかりする
- 姿勢を整えて会議に参加する
- 目線は常にカメラに
全部不要！！！！！
Web会議だからといっても会議の本質は対面と一緒です
これまで、Web会議において、やったらだめなことを解説しましたが、大切なことは、会議の本質で、それはWebも対面の際の会議も一緒です
なぜなら、気を付ける点は違えど、Web会議も対面の会議も、「会議」であることに変わりはないからです。
まず、本当に会議が必要かを見極めよう
Web会議といえど、対面の会議と同様に、「本当に会議が必要なのか」をきちんと見極めた上で会議設定しましょう。
- 実は自分で調べれば会議招集不要だった
- 自分で足を使って情報収集すれば不要だった
こんなんではまわりに迷惑がかかるだけですよ？
なので、まず、本当に会議が必要かを見極めましょう。
できてしまうので。
会議の際は、議論のネタ準備と終了判定を明確に
会議を開催する以上は、
- 複数人で議論する必要がある
- 議論の末に何かを決める必要がある
このような事情があるからこそ、会議をするのですよね。
なので、会議の際は、議論のネタ準備と終了判定を明確にするようにしましょう。
よくあるのは、
- 会議で丸腰で臨んだ
- 集まったのはいいが何の目的なので集められたのかよくわからない
- ・・せっかく集まったのにクソ会議だった
こういうのってちょいちょいありますよね。
なので、せめて自分はそのようにならないように、会議の際は、議論のネタ準備と終了判定を明確にしたうえで会議設定するようにしましょう。
ちなみに、そのあたりはこちらでも解説しております。
>>【不要ですよ？】会社の無駄な会議【合意と相談だけでいい】
>>【その会議、本当に必要？】報告や情報共有だけないらないです
とはいえそれは、Webも対面の際の会議も一緒です。
他者のことを考えた会議を。
今回は以上です。