2020/07/24 (更新日: 2020/08/15)

【不要ですよ？】会社の無駄な会議【合意と相談だけでいい】

Communication WORK

はー。うちの会社ってなんでこんなにも会議が多いんだろう。正直無駄な会議も多い。絶対もっと会議減らせると思うんだけどなぁ。やるべき会議とそうでない会議はどう切り分け、改善していったらいいんだろうか？

会社で働いていると、会議や打ち合わせって絶対ありますが、多すぎると無駄と感じ、改善したくなりますよね。

今回はこのような悩みについて解説致します。

これを書いた自分はこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニア職に従事。会議、打ち合わせ、レビューなど、数々の会議を経験してきたが、無駄を感じ、特にレビューのやり方についてガイドラインを定め、改善した経験あり

この記事を読む利点会社の無駄な会議や打ち合わせの特徴を理解することで、今自分の会社で行われている会議の要否を判断でき、改善につながるきっかけを掴むことができます

【不要ですよ？】会社の無駄な会議【合意と相談だけでいい】

会社であらゆる種類の会議が行われていますが、そのほとんどは改善の余地ありで、合意と相談に関する会議以外は削ってよいです。

なぜなら、それ以外の会議や打ち合わせは、なにもみんなで集まらなくても何とかなる場合がほとんどだからです。

無駄①：とりあえずやる定例会

こんな名のミーティングって会社にないですかね。

課のミーティング
主任のミーティング
ソフトチームのミーティング

開発ではよくある話ですよね。

どの会議も、週１回で１～２時間の時間が予定されているが、

まず定例会で２時間って何？
何をそんなに共有するのだろうか
自分の作業報告だけなら集まらなくていいのでは

毎週2時間って結構な時間１か月だけで8時間かかります。で、そのような会議がもう１つあるなら、合計で1か月16時間を無駄に過ごすこととなります。

共有って集まって必要？単に情報を共有するだけなのなら、必ずしも集まる必要がないかと。
別にメールで資料添付でもいいのではないだろうか。

作業報告だけで集まる必要ある？定例会って、会社の組織レベルで集まって、

個人毎に先週やったことや今週やることを共有
社訓を読む
その他連絡

このようなことをしますが、それもこれもいちいち集まってやることじゃないですよね。

このように、いつも惰性で参加している会議ほど無駄なものはないです。

このような無駄な定例会を、なんとなく毎週設定しているせいで、会議室の予約が一杯になり、本来必要な会議をやろうにも場所がない、なんてことにもなってしまいます。こういう意味でも、「とりあえずやる定例会」は無駄ですね。

無駄②：議題がなくても集まる進捗ミーティング

開発チーム単位で行われることが多い進捗ミーティング。

ただ、その中身は大丈夫なのだろうか。

よくあるのは、別にさして課題や議題があるわけでもないのに

とりあえず集まる
せっかく集まったのでなんとなく進捗を確認する
どうでもいい話で盛り上がる
ある程度時間たつと、とりあえず会はやったという謎の達成感で終了

とりあえずやってる進捗会議なんてしょせんこんなもんではないだろうか。

このレベルの進捗会なら、わざわざ毎回集まってやらなくてもよいのではないでしょうか。

無駄③：準備ゼロで始める会議

何か相談事があったり、意見をまとめる必要があるから招集される会議。

それ自体は、会議を開く目的にはなるのだが、なんの準備もなしに、とりあえず人を集める会議ってありますよね。

いわゆる「丸腰で開かれる会議」です。そのような会議は下記の結末となる可能性が高いです。

人が集まる
さあ、どうしょう
話が発散
何も変わらず終了

せっかくちゃんとした理由があって集まっているのに、準備ゼロで臨む以上、話は発散するし、目的も謎なので、このような会議も、結果として無駄会議となってしまいます。

準備、やり方を工夫し、必要な会議だけを開こう

これまで、会社で開かれている会議の多くはいかに無駄であるかを解説しましたが、ではどうしたら必要な会議のみを開くことができるようになるのでしょうか。

それは、準備と会議の仕方の工夫次第です。

改善①：議題は予め設定した上で会議する

先ほど解説した通り、さしあたって話すことがないのに、とりあえず惰性で集まる会議は、「議題があるなら開催、ないならやらない」。これで大半の会議は削減可能です。

なので、まずは何のために会議をするのかを明確にした上で会議設定するようにしましょう。

こう書いていると、至極当たり前のことを書いているようにしか見えないのですが、会社って不思議ですよね。自分も含め、このような当たり前ができていないことが多いので。

また、進捗を確認するような会議にしても、本当にさくっと１時間で終わる会議ってどれだけあるんだろ。

改善②：判断材料となる情報を事前提供する

何かを決めるという、目的としては正当な会議も、丸腰で会議に臨むだけなら、無駄会議となってしまいます。

なので、このような、何かを決める会議の際は、それを決めるための判断材料となる情報を事前、または会議の場で提供できるように準備しておきましょう。

それができてはじめて議論をすることが可能となり、何かを決めることができるようになるからです。

凝った資料は必要なし会議用に見栄えのよう資料を作るのは、参加者としては非常に助かるのは事実ですが、正直その時間も勿体ないです。なので、あくまで事前準備する資料は、「何かを決めるための判断材料となる情報」のみでよいです。

丸腰会議をする人に直接一言いうのもあり丸腰会議を開こうとする人って、ある程度特定可能ですよね。なので、丸腰会議を開くことが多い人には、どこかで一言いうようにしましょう。自分はそうすることで、丸腰会議を減らすことができた経験があります。

改善③：事前に複数の案を提示する

何かをきめる会議の際は、それを判断するための資料や情報を事前に準備することを解説しましたが、もうひとつ大事なのは、事前に複数の案を参加者に提示することです。

そうすれば、会議の参加者は、その中から適切なものを選ぶことに集中できるため、会議の内容が発散せず、且つ不毛な時間を過ごすこともないからです。

出した案がすべて却下でも大丈夫もし、予め用意した案がすべてボツとなり、別の案を出さないといけなくなっても、準備した結果なので、それはもう仕方ないかと。準備した結果なので。なので、用意した案がボツとなっても気にしなくて大丈夫かと。

改善④：参加者を絞る

会議の参加者は、むやみに増やすのはやめ、必要な方だけにしましょう。

なぜなら、人が増えるほど、意思決定に時間がかかるし、会議コストも上がるからです。

なので、参加設定は、きちんと招集する理由が明確な方のみ呼ぶようにしましょう。

決裁者がその場にいるのがベスト例えば開発で新しいツールを買うことを決定するのなら、予算の決裁権がある方を会議によんでおくとよいです。

そうすれば、その場でツールが決まったと同時に、予算の確保も合わせてできるようになることで、いちいち予算確保用の説明を別途しなくてもよくなるので。

と、いうことで意味がある会議のみやりましょう

と、いうことで、会議あまり好きでない自分にとって、最近あまりに無駄な会議が多いのでつい愚痴っぽく書いてしまいました。みなさんの会社でも当てはまったかなー。

無駄会議をなくすことで自分の時間を作り、効率的な仕事をしていきましょう。

今回は以上です。