【他者に作業依頼後】これで一安心！なわけないですよ【放置は危険】
リーダーなど、他者に作業を依頼する立場の方、
個人的に忙しいから、他者に作業を手伝ってもらった方：
忙しいから他者に業務を手伝ってもらったが、期待通りのアウトプットが出てこなかったり、
なにか不信感を持たれて今後業務をお願いしづらいな。業務のお願いの仕方が悪かったかなぁ。
今後はどのように業務をお願いすればいいんだろう？
仕事が忙しい時、プロジェクト外メンバに作業を手伝ってもらうことがありますよね。
その際、手伝ってもらえることにより、”自分の作業が減ったこと”で、安心しきっていないでしょうか。
自分はそれで失敗しました。
なので、今回は実体験をもとに、ヘルプの際に気をつけることについて解説致します。
【他者に作業依頼後】これで一安心！なわけないですよ【放置は危険】
他者に自分の作業を依頼後、それに安心しきって、その案件を放置するのは危険です。
なぜなら、
- ヘルプ者、つまりは依頼先が作業をしてて不明点が出た場合、それがわからず進捗が進まない可能性があるから
- 放置してしまうと、依頼先の方に「やらされ感」が生まれ、意図したアウトプットがでない可能性があるから
依頼先は、当該プロジェクトの知識がありません
依頼先の方としては、ヘルプに入るプロジェクトについて、何も知らないまま作業に入ることになるので、チームメンバが当たり前のようにもっている知識を持ち合わせていません。
例えば以下の知識です。
- 製品概要
- 仕様
- そのチームの約束事(資料の在り処、コーディング規約等)
なので、依頼先としては、「自分が何を知らないのかを知らない」状態です。
そんな状態の中で、こちらが「なにかあったら連絡して」というスタンスですと、たぶん依頼先は何もいってきません。
なぜなら、万が一プロジェクトが進まなくても、依頼先は何も困らないからです。
なので、当該プロジェクトの知識がない依頼先を放置するのは非常に危険なのです。
最悪の場合、進捗なしのまま期限を迎えてしまう
依頼元が作業を依頼後、依頼先を放置してしまうと、
- 依頼元：なにかあったら依頼先から連絡がくるだろう
- 依頼先：作業の説明に不明点があるから、次の話す機会に質問しよう
このように、お互いがお互いに頼り切ることで、結果として作業が進まず、期限を迎えてしまう恐れがあります。
実体験：ホリエモンの真似をしすぎて失敗笑
自分の作業に集中すべく、SNSや、ホリエモンなどの有名人の著書でも書かれている、こんなことを実践していました。
- 電話に出ない
- メールはリアルタイムで返さない
これにより、自分の作業はすこぶる捗りました。
反面、今回ヘルプを依頼されたメンバ。つまりは仕事を手伝ってくれたメンバは大変。
なぜなら、彼らにとって、慣れない他プロジェクトの仕事なので、下記のような疑問がでるのは当たり前だからです。
- 製品仕様の疑問
- 動作シーケンスの疑問
- ドキュメントの在り処やフォーマット
しかし自分は、仕事を手伝ってくれるメンバに業務を依頼後、上記の通りホリエモンを変な形で真似てしまい、質問や問い合わせがきても、返答をまちまちにしてしまいました。
その後、仕事を手伝ってくれるメンバは疑問が解決しないまま作業をすることになってしまい、
- 間違った製品理解のもとでドキュメントを作ってしまった
- そもそも作業自体に手がつけられなかった
- 作業のやる気をなくしてしまった
このような結果となってしまいました。
なので、例え自分の作業効率が下がっても、ヘルプ者に対し、フォローをきちんとすべきだと反省しました。
作業を依頼後は、依頼元から依頼先に対し、話を聞く場を設けよう
これまで、依頼元から依頼先に対し作業依頼後、放置が危険であることを解説しましたが、具体的にはどのような行動をしたらよいのでしょうか。
それは、作業を依頼後、依頼元から依頼先に対し、話を聞く場を設けることです。
なぜなら、依頼元から積極的に話を聞くことで、作業の進捗や悩み事がわかるため、すぐに手をうつことができるからです。
定例報告の場をもとう
依頼元から依頼先に対して話を聞く場として、手っとり早いのは、進捗報告の場を設けることです。
そうすれば、ホウレンソウをすべてその場で完結できるため、
- 依頼元：進捗が把握できる
- 依頼先：困りごとを聞いてもらえる
となり、WinWinの関係を保つことができます。
なぜなら、依頼先としては、自分たち原因で進捗が悪かった場合は、その事実を伏せようとするからです。
依頼先が事実を伏せると、せっかく定例会を開いているので、事実を把握する場になりません。
なので、依頼元としては、
- 現在の作業内容から察して、〇〇が終わってないといけないがどうなっているか
- 〇〇の作業方針で行くなら、△△に影響が出るが、そこはどうなっているか
のように、能動的に質問をしていくようにしましょう。
- 「見せてください」：進捗は成果物ベースで。
- 「なぜですか？」：なぜそのやり方をするのか？なぜそうなったか？を追求する
この２つのワードを駆使するとよいです。
こうすることで、依頼先の状況をしっかりと把握するようにしましょう。
ヘルプ者が自分に甘えないように注意
これまで、依頼元から能動的に動く必要があることを解説しましたが、これをあまりにやりすぎてしまうと、依頼先が「こちらから聞くまで何も言わない」と、いう状況になってしまいかねません。
なので、
- 「これからは○○の内容も合わせて報告願います」
- 「これからは変更が発生した際は、その理由も合わせて説明してください」
などのように、
- 最初は依頼元から能動的に発言
- 以降は同じ内容はデフォルトで報告してもらうしくみを作っておく
こんな感じでよいのかなと。
そして、定例会は、相手が何も言わなくなったら終了、という感じにすればよいのではないでしょうか。
ということで、能動的に動きましょう
自分の仕事を他者にお願いできた場合、つい油断して、その事実を忘れてしまいがちですよね。
そんな時に今回の内容を実践してみてください。
今回は以上です。