他者にヘルプしてもらったのに仕事がキャパオーバーのままとなる理由
仕事が忙しくてキャパオーバー気味の方：
仕事が忙しすぎるから他者に作業を
お願いしたが、
・想定したアウトプットがあがってこない
・作業を減らしたはずなのに、なかなか自分の作業時間がとれない
他者に仕事をヘルプしてもらったのに、自分の作業負荷があまり下がらないのはなぜだろう？
今回はこういった疑問について解説致します。
他者にヘルプしてもらったのに仕事がキャパオーバーのままとなる理由
理由は、仕事の頼み方が雑だからです。下記に心当たりはありますでしょうか。
- きちんと作業指示してますか？
- 丸投げしちゃってませんか？
- サポート体制を整えていますか？
きちんと作業指示してますか？
自分の仕事が忙しいから、他人の人に仕事をお願いするわけですが、お願いする際、きちんとやってほしいことを伝えていますか?
伝える時間が惜しいからといって、雑に作業指示してしまっているのではないでしょうか。
例えば、どうしてほしいかをきちんと説明しないとか、最終的なアウトプットをきちんと掲示しないとかなどです。
作業指示が明確でないと、それを受け取った人は、もっと何をしたらいいかわかりません。
結果として自分が望まないものが出てきて、結局やり直しとなり、期限に間に合わないような事態に陥ってしまいます。
丸投げしちゃってませんか？
忙しい時についやってしまうのがこれです。作業を完全に丸投げしちゃっていませんか?丸投げっていうのは正直あまり気分が良くないですよね。
例えばすぐに作業に取り掛かれるように、機材の準備をするとか、入力文章を用意しておくとか、それぐらいのこともせずに、完全に丸投げしては、それを受ける側も気分を害して、質の悪いアウトプットを出してくることで、結果としてそれを修正する手間がかかり、それにより自分の工数をさらに圧迫してしまいます。
サポート体制を整えていますか？
作業依頼したら、その人に対してきちんとサポート体制を整えていますか?例えば、Aについては〇〇さんに聞くなどです。
こういうサポート体制を整えておかないと、仕事を受けた側は孤立してしまい、黙って自分の考えだけで、勝手に判断して作業進めてしまったりすることで、結果として質の悪いアウトプットが出てきて、これもまた、それによって自分のコースを圧迫してしまうことになる恐れがあります。
きちんと作業指示すれば仕事のキャパオーバーは解決します
プロジェクトを複数抱えていたり、リーダー的役割の仕事をしているなど、作業がどんどん割り込んでくる環境に身をおいている方にとって、その作業をきちんと他者にヘルプすれば、その状況は緩和されます。
即ち、きちんと作業指示すれば仕事のキャパオーバーは解決します。
なぜなら、自分がほしいアウトプットのイメージを共有できていれば、ヘルプしてくれる方がその作業をやってくれることで、マルチタスクが可能となるからです。
そのために必要はことは下記です。
- 時間をかけて説明しよう
- 自ら進捗を確認しよう
- サポート体制を整えてあげよう
時間をかけて説明しよう
最初に作業依頼する際、時間がないからといって雑に支持しないようにしましょう。
ここが、ヘルプしてくれる方がいかに仕事をするかの分かれ道となります。
期限をきちんと伝えるのは言うまでもないですが、重要なのは、何をどのようにやって欲しいかいや、最終的にこう言うアウトプットが欲しい、などと言うような具体的な説明をきちんとすべきです。
例えば、試しに自分で1つ作ってみるとか、1カ所だけ自分で修正する、などをすると良いでしょう。実際にやってほしい作業自分でお手本を見せることで、受け手もイメージがしやすく、結果的に自分がやりたかったことと同じ作業をやってくれるからです。それにより、結果として自分の工数は軽減されます。
自ら進捗を確認しよう
作業依頼した後、安心してほったらかしにしませんか?それをやってしまうと、もし作業依頼した人が、別の割り込みが入って、自分がお願いしたことをやってなかったとしても気づくことができません。
また、何かで悩んでいた場合にも気づくことができません。
なので、自分から積極的に話しかけ、進捗や悩みをきちんと確認するようにしましょう。そうすることで、相手側の進捗もはかどり、結果として相手が自分の分身となることができます。
サポート体制を整えてあげよう
どんな作業でもそうですが、実際に作業してみると、当初に描いていた想像と違ったりすることってよくありますよね。
そのような時って自分で調べるのももちろんですが、人に聞いたりしますよね。その時に、聞ける人がいなかったらどうなってしまうのでしょう。
なので、仕事をお願いするときは、その方に対してサポートもきちんと体制を整えてあげることが大事です。
「〇〇の事は〇〇さん聞く」などと言うようなことです。
そこまで準備しておくことで、仕事を依頼された方は、わからないことがあると、その人に確認をすることで仕事がはかどります。
また、作業を依頼した側としては、作業依頼した人と、その悩みを聞く人の2人で全てが完結するので、そこに自分が絡む必要はなく、結果として自分は別の仕事に専念することができます。
きちんと作業指示をすることで、マルチタスクを実現しよう
ここまでで解説したように、自分の仕事が忙しいときに、単に他人に仕事をお願いしただけでは、逆に自分のコースは隠してしまう可能性があることを解決しました。
そうならないためにも、
- 最初にきちんと作業の説明をする
- 定期的に進捗の確認や悩みを自分から聞く
これらをやることで、いってみれば、自分の分身を作ることができ、それによって、マルチタスクが可能になります。
なので、これらのやり方でマルチタスクをすることで、より業務をたくさんやり、人生を豊かにしていきましょう。
今回は以上です。
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