【メールが長い人への対処法】長文メールでの返信は誤解を招くだけですよ

Communication WORK

仕事をしていて、長文で批判的なメール、もしくは技術的なメールを送ってくる人がいる。対応がめんどくさいよ。長文に対し、きちんと自分も回答したのに全然理解してもらえないよ。

こういった疑問に解説していきます。

【メールが長い人への対処】仕事で長文メールへの回答は、会話でおこないましょう

長文のメールを受け取った場合、それに対して長文メールで回答するのではなく、電話や音声会議など、とにかく音声によって内容確認しましょう。

なぜなら、自分が長文メールを受け取ると嫌だなと思うのと一緒で、相手も、長文メールを受け取っても、ちゃんと読まない可能性があるからです。そして、ちゃんと言わないことにより、思わぬ誤解を生じ、このメールの内容の解決人を競う困難になるとともに、別の問題に発展してしまう恐れもあるからです。

また、長文のメールを打つと、どうしても要件や回答が複数となってしまうことで、文章自体が複雑となり、メールのやりとりがcloseするのにより時間を要するからです。

体験談:チームで決めた内容をメール長文で批判する管理職

自分が担当している開発業務にて、こんなことがありました。開発中の製品の電子基板に

  • 開発チームの意見:リセットICは必要ない
  • ある管理職の意見:リセットICをつけなさい

このように、チーム見解と違う意見をぶつけてきたのです。ぶつけてくるのは別にいいのですが、

  • 開発中盤に突然言い出した
  • 言い出しが終始長文メール

だったのです。また、メールには、

  • じぶんの経験上こうだからリセットICは必要だ
  • なんでじぶんが過去に開発した内容を参考にしていないか
  • 今回のプロジェクト〇〇なのに、なぜ〇〇なのか?
  • 〇〇さんの意見を聞いてないのはなぜなのか?

このように、質問だらけであり、実際のメールは一つの質問のまわりにその背景やじぶんの考えがたっぷり肉付けされていてわかりにくいし、内容を理解するのにも一苦労でした。

なので、こちらも、それを肯定しつつ、それでも今回の開発製品にはリセットICは不要であることを書いて送信したのですが、うまく内容が伝わらず、別のところに食いついてきて交渉が難航。

結局、別途打ち合わせの場をもつことでなんとか解決しました。

メールだけで応戦してたら、きっと誤解が誤解をうみ、開発が大変なことになっていたでしょう。(その管理職がNGを出すことで、開発イベントが進まなくなっていたと推測)

1つのメールですべてを聞こうとするのはやめましょう

メールをする際、あれもこれも1つのメールで全部聞こうとする人がいますが、やめましょう。

なぜなら、あれもこれも聞きたいことや要件を、1つのメールで全部入れようとすると、それこそ長文メールとなり、エンドレスなやりとりや、誤解をまねくこととなるからです。

実体験:どちらのプロジェクトの話かわからず混乱

開発中のAプロジェクトと並行して、そのAプロジェクトをベースにしている派生のBプロジェクトを開発している時期がありました。

そして、社内の人間が、それらを混合してメールしてきたことで、それを受け取った人も混合してしまい、A、Bお互いに不要なコードを実装してしまったことがありました。

この場合も、AプロジェクトとBプロジェクトでメールをわけて送れば、不要な混乱は避けらたのでは、と感じています。

複数要件を同時にメールするなら、箇条書きにしましょう

ここまで書くと、要件がたくさんあっても、それらを個別にメールしないといけないのかと思うかもしれませんが、もちろんそんなことはありません。なぜなら!それはケースバイケースだからです。

例えば、一つのメールで複数要件を聞いてもよいケース進捗遅れをどう挽回するかを問い合わせるメールする際は、

  • 何日遅れてて
  • どのようにリスケし
  • 人を何人かけるのか

を、ききますが、これらを別々のメールで聞くと、逆に受け取った側は、メール返信が大変になってしまいます。

メールに何より必要なのは、即答です

メールを長文で返すにしてもしなくても、メールで一番大事なのは、できるだけ早く、簡潔にメールを返すことです。要件の前後に、これでもかというくらい無駄な文章を並べる人が多いですが、できるだけそのような文章は減らし、要件を完結に述べることで、即答でメールを返すべきです。

なぜなら、人は多少の文章ミスや表現はさほど気にならないから。

じぶんがメールの返信を待つ側のことを考えてみましょう「大変お世話になっております。A株式会社の山田です。このたびは弊社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。貴社のご要望ですが、弊社にて一度持ち帰り、熟考に熟考を重ねた結果・・・」のように、要件までいきつくまでの文章が長かったら、そんなメールを送られた側としてはイライラしませんか?

また、要件を書いた後にも、毎回シグネチャをつけるなどすると、そのメールは要件よりもそれ以外の文章のほうが多くなり、なんのためのメールかわからなくなってしまいます。

なので、メールの文章はあまりに丁寧にしすぎず、簡潔に要件を述べ、即答でメールを返しましょう。コツとしては、最初のあいさつ文書を長くしないようにすることかと。

ホリエモンも、「 体裁とか礼儀とか、どうでもいい。とにかくメールは「ひと言で即レス」が基本だ。」と語っていますね。

そもそも、時代の主役はメールでなくチャット

ここまで、メールを長文で書くことがいかに悪かを述べてきましたが、そもそもメールを使う必要があるのかなと思います。

なぜなら、いまの時代なら、チャットのほうがはるかに早いから。

なので、せめて社内のやりとりくらいはチャットが中心になってもいいのではと、日々仕事をしていて感じています。

もちろん、社外とのやりとりはいきなりチャットでやるのは無理だが、社外とのやりとりも、ある程度付き合いができた方なら可能ではないでしょうか。
長文メールをやめるとともに、メール自体が減り、チャット中心のやりとりになるのが理想的ですね。

以上です。

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