会議をするなら丸腰で臨むな!最低限の準備をすべき【マナーです】

Communication WORK

仕事で会議が多い。そして、いざ会議が始まっても、何も決まらないまま終わったりして、結局なんのための会議かわからない。こういう無駄会議をなくしたいなぁ。

今回はこの悩みに対して解説していきます。
これを書いた自分はこんな人学卒後、組み込みエンジニア職に従事。現役。開発職のため、開発チーム会議、製品仕様の取り決め会議、開発したモノのレビューなど、会議だらけの日々を送っている。

事前準備なしで、「とりあえず会議しよう」はマナー違反です。

会議や打ち合わせを設定する際、「よくわからないから、とりあえず集まって話そう」的なノリで、会議設定する人っていますよね。これはマナー違反です。なぜなら、事前準備なし、すなわち丸腰で会議に臨むと、

  • なにもきまらない可能性があり、不毛に時間だけ過ぎるから。
  • 参加者の労力が大きく、イラっとするから

です。会議というのは、複数人でなにかを決める必要があります。なので、「内容理解→思考→結論を導く」を繰り返すこととなりますが、これらを最初から最後までぜんぶ会議の場でやろうとすると、時間がかかりすぎ、非常に不毛な時間を過ごすこととなります。

実体験した丸腰会議:「客先から要求が届いた。とりあえず集まろう」

エンジニア職をしているので、客先から要求の追加や要件の変更がばんばん届きます。中には、「なんだこれは!?」と、思うような要求がきます。それは、ぱっと見だれが何をどうすればいいかわからない要求です。

それを、どうすればいいかわからないで思考停止し、「とりあえずみんなを集めて会議しよう。みんなで話せばなんとかなるでしょ」。このような残念な思考の人が社内にいました。

当然、会議に集められた側は「???」と、はてなが浮かびまくりです。まず、どんな要求がきたのかを、全員が個別に理解することから始めたのですが、これがまずNG。

なぜなら、それは個人差があるから。その会議でも、早く理解できた人は、まだ理解できてない人待ちとなるので、それまで内職を始めてしまう。そして、やっと全員が要求の内容を理解したとき、会議の時間の半分が経過。

そこから、「さて、どうしましょう」となるので、これまた不毛な議論が続き、結局その日はなにも決まらず会議終了。「じゃあ次の会議はいつにしましょう?」こんなのがずっと続いたのです。。。

参加者の中には、適当に招集されただけで、実際にはぜんぜん参加の必要がない方もいて、「いつまでこの会議に召集されるんだ・・・」と、困惑している姿も。
また、このような「〇〇が発生した。とりあえず集まろう」的な丸腰会議の例として、

  • テストであれ?と、思う事象が。とりあえず集まろう
  • 計画が遅れてる。んー。どうしよう。とりあえず集まろう

などが挙げられます。どれも不毛な会議になること間違いなしではないでしょうか。
このような、準備なしで設定される丸腰会議は、参加者に非常に失礼であり、マナー違反だと思いませんか?

では、こうないようにするためにはどうしたらいいか。

マナーとして、会議前にやるべきことは?【判断材料、自分の意見です】

ろくに準備なしで会議を開催するのはマナー違反です。では、会議前にやるべきことは何でしょう。それは、その会議で決めることの判断材料、および自分の意見を事前に準備することです。
その理由は、

  • そもそも、議題に関する資料を提示しないと話にならないから
  • じぶんの考えをたたき台にしないと、会議が「じゃ、どうしよう」から始まってしまうから

です。なにか決めることがあるから会議を開くのに、それを決める際に必要な情報を参加者に提供できていなかったら、会議もクソもないのかなと。そして、資料は準備できても、会議の招集者として、「じぶんはこう思うのですがいかがでしょうか?」などと、じぶんの考えを出さないと、「議論する内容はわかった。じゃあどうしょう。うーん」という時間だけが過ぎて行ってしまいます。

議題に対する解決案を複数用意するとうまくいく

会議の議題に対し、じぶんの考えを提示する際は、できれば案は複数あるとよいです。なぜなら、複数あることで、参加者がそのよしあしの議論に集中できるから。案がひとつしかないと、「ほんとうにこれが正しいのか」となり、その案の良し悪しにかかわらず、代替案が出るまで会議が継続してしまう、なんてことなりかねません。なので、案は複数もった上で会議に臨むとよいでしょう。

また、それと同時に、案ごとにメリット、デメリットも定義するとなおよしです。参加者がその内容をより深く吟味でき、間違いのない議題の結論を出すことができるので。

よくある質問:なら、事前準備なしの会議はすべてがマナー違反なのか?

もちろんそれはケースバイケースだと思います。緊急性が高く、一刻も早く関係者を集め、対策をたてる必要がある会議、例えば、重大な市場不具合報告が客先からあり、このままだと生産ラインがとまることで、億の損害がでる場合などが該当します。

とはいえ、このレベルの緊急性の会議より、普段の会議のほうが圧倒的に多いかと思うので、きほんは事前準備なしの会議はマナー違反だと認識しておくとよいでしょう。

今回は以上です。じぶん自身が丸腰で会議に臨むのをやめることで、自身の仕事の効率化を図り、少しずつそれをまわりに展開していけるとよいのかなと考えております。

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