【他部署との連携に悩む方】コツは自ら動くことです【意外と平気】

Communication WORK

他部署と連携をとる仕事をしている方:
・他部署の人に協力してもらわないといけない作業があるのに、うまくいかない
・他部署の人と共同で作業しないといけないのに、うまくいかない
・そもそも、うまくコミュニケーションや連携がとれない

他部署との連携ってどうやったらいいんだろう?

今回はこの疑問に対して解説していきます。
これを書いたじぶんはこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニアに従事。メーカーに勤めているため、普段の開発の中でもハード、メカなど、他技術のチームとの連携、および購買、営業、工場と会話する機会が多い。

■【他部署との連携に悩む方】コツは自ら動くことです【意外と平気】

理由は下記です。

  • 相手を待っても仕方ないし、来たとしても、こちらの望む動きをするとは限らないから
  • 会ったことない人でも、仕事なので、意外と普通に対応してくれるから

他部署の人と絡まないといけないのって正直メンドイですよね。なので、どうしても相手からきてくれないかなとか、ここまでやっておいてくれないかなとか、相手に期待してしまうのですが、それは危険です。そうならない場合もあるし、あっても自分の期待通りに相手が動いてくれるとは限らないので。

実体験をもとにした具体例をいくつか紹介していきます。

製品に同封する紙への記載が量産に間に合わないことがわかった時の対応

家電とか買うと、よく製品の取説とは別に、紙が同封されていますよね。例えば、〇〇法適応済、みたいな紙です。そこに、ある法規をクリアした国を記載するのですが、法規認定が遅い国があり、それが量産日程に間に合わないことがわかりました。

認可がとれるまでは、その国に関することは紙に書けない。なので、対応としては、

認可取得後に速やかに図面反映→新しい紙を工場で製造→製品に付加される

と、いう流れになりますが、この流れを実行するまでに、

  • 図面反映:開発部門
  • それまでの生産台数はどうするか:調達課
  • どのように生産ラインを切り替えるか:工場
  • 紙の枚数が増えることによるコストはどうするか:購買

など、他部署への影響がかなりあるものでした。。。
そこでじぶんがしたのは、

  1. 全体をコントロールする部署に事情を説明
  2. 関連部署への情報展開をお願いする
  3. 情報展開後、各部署からいろんな問い合わせがくる
  4. それらをまとめるべく、対策会議の設置を全体コントロールする部門にお願いする

でした。正直、じぶんとしては、このような他部署をまとめるのは開発である自分ではなかったため、自分の仕事は1の事情説明だけだと思っていたが、もしここでそう思い、1だけしかしなかった場合、この件の行方は全体をコントロールする部署に完全にゆだねられてしまいます。

で、その部署がもし自分が意図する動きをしてくれなかったら。。。

なので、2,4の内容である、他部署への具体的なお願いを自分からしたのは正直大きかったです。重い腰をあげて自分が動いた結果、自分の意図通りにコトが動いてくれたので。

製品リーダーだが、客先から専門外の分野の質問が来た時の話

製品リーダーをしていたとき、製造物が安全かを保障する安全規格を取得する必要がありました。
規格の取得自体は、それ専用の部署が対応してくれていたのですが、規格認証会社からの質問は、その部署を通じて、全部自分に流れてきました。

その中には、製品に使われる樹脂の種類だの型だの、正直ソフトウェア担当であるじぶんにはちんぷんかんぷんな質問がきました。
そのときじぶんは

  • まずはその領域のキーマンに連絡、質問
  • キーマンから、その分野に詳しい人(海外の人でした)に質問
  • その分野に詳しい人から、現地スタッフに質問。ここでやっと回答を得る

と、いう流れで無事回答を得て、認証会社にメールで回答することができました。

実は最初に自分が問い合わせしたキーマンは、会ったことなかった人でしたが、思い切って自分から連絡することで、すんなりと対応していただけました。会ったことない人でも、仕事なので、意外と普通に対応してくれるのだなぁとそのとき感じました。

最悪、初っ端のみ知人から連絡をいれてもらうのも手

  • じぶんが絡みたい人:キーマンのAさん。でも会ったことない
  • じぶんの知り合いBさん:Aさんと知り合い

このような状態のときは、じぶんの知り合いBさんから、キーマンのAさんに連絡を入れてもらうようにするとスムーズになります。

「Bです。〇〇の案件について、じぶんの知り合いの〇〇さんが、Aさんと連絡をとりたがっております。以降のメール対応お願いできますでしょうか」

こんな感じで。

このように、最初に一歩目を知人にお願いすることで、以降のコミュニケーションを気軽にとれるようになります。

他部署の人は住む文化が違うのでいろいろ気をつけましょう

他部署と連携をとるときの注意点としては、「他部署の人は住む文化が違う」ことを認識した上で連絡をとることです。

なぜなら、こちらの常識がむこうでは非常識であることが多々あるからです。

具体的にいうと、それは知識の違いです。例えば、ソフトウェア担当である自分が、他部署にある機能の説明をする際、

  • ソフトウェア担当:if文などで実装されている、詳細レベルの説明をしてしまう
  • 他部署:知りたいのは機能の概要とユーザ目線の操作方法

このように、ソフトウェア担当である自分は、日頃の自部署内のやりとりと同じように、相手に詳細を語ろうとしてしまいますが、それは相手側が知りたい粒度ではないので、粒度を粗くして説明する必要があります。

このように、他部署の人は住む文化が違うのでいろいろ気をつけましょう。

日頃から他部署との交流をしておくと楽です

これまでいろいろと解説しましたが、なんやかんや、知っている人に会話するほうが精神的にはるかに楽ですよね。

だって、知っている人からの頼まれ毎や質問はふつうに会話ができ、お互いが楽だから。(日常でもそうですよね。たとえばいきなり知らない先生、保護者にじぶんの悩みを突然相談できますか?)

なので、日頃から他部署との関わりを意識しておくと後々楽になります。例えば、

  • 定例会をひらく
  • 会社のイベントなどで話しかけるようにする

など行い、日頃から他部署との交流をしておきましょう。

他部署との連携を深め、自身のレベルアップにつなげよう

そして、他部署との連携を深めることは、仕事がうまくいくだけでなく、以下のメリットがあります。

  • 別分野の知識が入る
  • それにより考え方がかわる(後工程がこうだからこうしておこう、など)
  • コミュニケーションそのものがうまくなる
  • 転職に有利になる(社内外折衝経験はどこでもあるので評価されやすい)

なので、仕事を円滑に進められると同時に、自身のレベルアップにもなりますので、

  • 他部署と絡む際は自ら動く
  • そもそも、日頃から他部署と交流する機会を意識する

これらを行っていきましょう。
今回は以上です。

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