【言った言わない論争】そのやり方だとまた再発しますよ?

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・あの時、こうやっていったからこうしたのに、今更やり直しなんて・・・

あのとき言ってた証拠があればもっと交渉を有利に進められたのに・・・

こう説明したはずなのに、なんでこんな結果になってるんだろ・・・

あのときこれでいいって言ったのに。ちくしょー!

言った、言わないの争いをなくすにはどうしたらいいのかなぁ?

今回はこういった悩みについて解説いたします。

これを書いたじぶんはこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニアに従事。新卒で働いた職場が、紙面によるエビデンス文化であったため、これでもかというくらい、紙で証拠(特に設計根拠)を残す仕事スタイルを7年経験あり

あなたが言った言わない論争に巻き込まれる理由

言った言わない論争は、言った内容の証拠がないから発生する論争です。また、証拠があったとしてもその内容に抜け漏れ、間違いがあり、実質ないも同然の場合も同じです。

せっかく証拠を残したのにもったいないですよねこういうの。また、こうならないように、例えば会議をしたら議事録を必ず残すなどの、証拠を残すためのルールが存在する組織もたくさんあります。でも、それでもやはり行った言わない論争がおこってしまう。

それは、証拠を残すにしても、そのやり方が持続可能なやり方じゃないからです。

【言った言わない論争】持続可能なやり方で証拠を残すようにしよう

言った言わない論争の発生を防ぐために、言ったことを証拠として記録に残すべきだというのは言うまでもありませんが、これに加え、そのやり方が持続可能なやり方であるべきです。
なぜなら、

  • 単に「証拠残しましょう」だとやりきれないから
  • やりきれないからこそ、証拠を残せず、言った言わない問題になっているから

いくら証拠を残しても、内容がだめなら最悪、ないも同然となります。なので、いかにやりきれるやり方で、しっかりと証拠を残していくか、が大事です。

失敗事例:議事録の取り方が厳密すぎてませんか?

普通、打合わせをした際、議事録を残しますよね。そして、議事録さえあれば、本来言った言わない論争は発生しないはず。でもなぜ発生するのか。たとえばこんなことはないですかね?

  • そもそも、議事録のフォーマットが使いにくい
  • 議事録作成のルールがキビシイので、できればみんな書きたくない

要は、議事録を書こうにも、メンドクサイ仕組みになってしまっていることで、議事を書くことが敬遠されていないか、ということです。こうなりますと、

  • 席でさらっとしゃべった程度だから
  • 会議形式でみんなと話をしたが、内容的には会議という厳格な内容じゃなかったから

このような理由で、

議事録をとらない人が続出してしまう→証拠が残らない→言った言わない論争

という流れで発展してしまうのはないでしょうか。

特に開発現場においては、開発作業がどうしてもメインとなるため、それ以外のことはあまりやりたがらないことが多いです。厳格なルールの議事録なんてその典型的な例です。

対策:まずは、だれもがいかなる話し合いの場でも議事を残す文化を

要は、メンドウだと感じない程度に議事を残せばいいのです。なので、

  • だれもが
  • いかなる話し合いの場でも
  • 議事を残す

というのが対策となります。このときの注意点は下記です。
「だれもが」例えば、「管理職と直接交渉できたから議事はいらないでしょ」などというように、会社のキーマンや、承認者と直接やりとりができたことに安心し、議事を残さない場合がありますが、これではだめです。

たとえそのような方と会話の中でなにか整合できても、時間が経てば忘れます。そして、そのようなときに言った言わない論争がおこってしまうのです。。。

なので、相手がだれであろうと、話した結果はきちんと残す必要があります。
「いかなる話し合いの場でも」席での「ちょっといいですか」系から、会議形式の打合せまで含め、議事をとる。そこに例外は基本ありません。話し合いの場で決めたことは記録に残す。
これが基本となります。

「議事を残す」議事は、厳密な会議やレビューの場でないなら、正式フォーマットでなくてもよい。例えば、席での雑談により決まったことなら、最悪メールでもよいかと

※厳密な会議とは、例えば成果物レビューの場であったり、社内の開発プロセスや社内規定で定められている打合せ、会議のことです。

どうでしょう。こうすることで、議事をかくのが楽になり、話し合った証拠を残せるようになるのかなと。なので、下記のようなよくある場面

  • あの時、こう言ったからこうしたのに、今更やり直しなんて・・・
  • あのとき言ってた証拠があればもっと交渉を有利に進められたのに・・・
  • こう説明したはずなのに、なんでこんな結果になってるんだろ・・・
  • あのときこれでいいって言ったのに。ちくしょー!

これらすべてが解決できるので、きっともう言った言わない論争は起こらないかと。
このように、持続可能なやり方で議事などの証拠を残すことで、言った言わない論争に終止符を打ちましょう。
今回は以上です。

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