テレワーク中のオンライン会議にありがちな失敗とは

LIFE Telework

こんにちは、カズキです。先日こういったツイートをしました。

「オンラインで会議する際、たとえマンツーマンの通話でも、発言内容に注意しましょう」

会社の自席近くの人が、会議アプリ設定をミスり、音声をヘッドフォンでなく、PCから出力になっていて、会話がダダ漏れだった。しかも業務外の話

なので気を付けよう

テレワークにより、オンラインによる会議をする方が増えてきていますが、うまく会議に入れない方が多かったので、今回は実体験をもとに、オンライン会議をするにあたり注意点を解説致します。

【体験談】テレワーク中のオンライン会議にありがちな失敗とは

よくある失敗としては以下です。

  • 音声トラブル
  • 話を被せてしまう
  • 通話内容に注意

音声トラブル
オンライン通話でよくあるトラブルはいうまでもなく音声トラブルですね。具体的には

  • 相手の声が聞こえない
  • 相手に自分の声が聞こえない

です。なぜ音声トラブルがよく発生するか、それは慣れないアプリを使おうとしているからです。初めて使うアプリは、なにかと最初は悪戦苦闘しますよね。会議アプリでも同様です。

なので、慣れないアプリをいきなり実践で使おうとするので、トラブルが起きるのです。
実際の会議前にトラブルが発生してしまいますと、以下のような事態となってしまいます。

  • 会議に参加するのが遅れる
  • 自分が主体の会議の場合は、会議そのものの開催が危ぶまれる

対策としては、事前に音声を確認する。この一言に尽きます。

自分も慣れないときにこれをやってしまったことがあります。原因は、大体がPCのマイクや音量設定というより、会議システムアプリ側の設定がほとんどでした。ミュートになっている、マイクがOFFになっているなど。なので、もし音声トラブルが出た場合は、ついPC設定から確認してしまいがちですが、そうでなく、会議システムアプリから疑うとよいでしょう。

話を被せてしまう

オンライン通話の場合、フェイスとフェイスの会議と違って、発言するタイミングが難しいです。なぜなら、じぶんと同タイミングで他者が発言してしまう機会が多々あるからです。

フェイストゥフェイスの会議ですと、場の雰囲気や、参加者の様子を見ながら発言できるのであまりそのようなことは発生しないのですが、オンライン会議ではそうはいかないので。

なので、じぶんの発言が2回3回遮られる、なんてことはざらです。

これについては、じぶん一人ではどうすることもできないので、対策としては、ファシリテータ(仕切り役)を会議で設けるとよいでしょう。

引用:ファシリテーターとは、ファシリテーションを専門的に担当する人のことをいう。 ファシリテーター自身は集団活動そのものに参加せず、あくまで中立的な立場から活動の支援を行うようにする。 例えば会議を行う場合、ファシリテーターは議事進行やセッティングなどを担当するが、会議中に自分の意見を述べたり自ら意思決定をすることはない。

コトバンクより

ファシリテータについてはこんな感じです。

  • 会議の議題についていける人を任命する
  • 時間で議題を区切る
  • 参加者の感情をコントロールする
  • 同時にタイムキーパーもいると楽です。

会議の議題についていける人を任命する会議そのものをコントロールするので、新人や、その会議の内容に詳しくない人だとキツイです。

時間で議題を区切るだらだらと会議が進まないように、発言を区切ったりまとめたりしながら会議を進めましょう

参加者の感情をコントロールする意見の食い違いでバチバチした場合、両者の間に立ちながら、中立で会議を進行しましょう

同時にタイムキーパーもいると楽です
会話のコントロールでかなりシンドイので、別の方に時間をみてもらうとかなり楽です

通話内容に注意しよう

会議アプリがうまく設定できて、無事会議が始まって一安心ですが、会議中にも注意点があります。なぜなら、通話相手側がアプリの設定をミスっている可能性があるからです。

具体的にいうと、相手側のアプリ設定が、ヘッドセットでなく、PCから音声を出力する設定になっていたため、じぶんの声が相手側のPCのおかれた場所にいる人たちにダダ漏れ、という恐れです。

マンツーマンの音声通話だと思って、油断して関係ない話題や過激な発言をしてしまうが、じつはそれがまわりの同僚に聞こえていた、、、なんてこともあるので注意が必要です。

なので、たとえ限られたメンバとの音声通話でも、通話内容には注意しましょう。相手側がどのような設定であるのかはじぶんにはわからないので。。。

じぶんが出社したとき、近くの席の者がよくこれをやらかしていて、相手の声がダダ漏れだったので、自分がやるときには会話内容に気をつけようとそのとき決意しました。

また、その他注意すべき点は以下です。

「ちょっといいですか?」会話に特に注意在宅勤務していると、社内にいるときの「ちょっといいですか?」も音声通話ですることが多いでしょう。そのような会話のときこそ、会話内容に注意しましょう。

会議でなく、単なる会話なので、いろいろと気が緩でしまう可能性があるし、オンライン会議は、会議だけで使うものではないので。

社内にいるときはヘッドセットの在庫に注意社内でオンライン会議をする場合、会社所有のヘッドセットを使うかと思いますが、昨今オンライン会議が増えているので、いざ会議の時間になってヘッドセットをとりにいったら、全部出払っていた、なんて可能性があるので注意です。

なので、自前のヘッドセットやイアフォンを用意するとよいでしょう。

最後に

と、いうことで、今回はオンライン会議をやろうとしている方、またはやっている方の

  • あまりやったことがないから、会議にきちんと入れるかが不安だなぁ。
  • 気をつけたほうがいいポイントってなんだろう

と、いう疑問に対し、オンライン会議の失敗事例と、会議中に気をつけたほうがよいポイントを、解説致しました。まとめると、

  • 音声トラブル
  • 話を被せてしまう
  • 通話内容に注意

でした。
コロナが収まっても、今後もオンラインによる会議は圧倒的に増えることが予想されるので、上記に気を付けましょう。

また、テレワークでは目に見えるかたちの成果、即ちアウトプットベースで成果が求められるため、生産性をより高める必要がありますが、それについては下記に記載しております。

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