【Web会議の進め方】事前準備すれば、会議中の留意点は対面会議と同じ
テレワークや在宅勤務が増えてきたので、Web会議をする機会が増えているが、会話が一方通行になったり、そもそも会議システムに入れないとか、会議がうまく進行されてないことを目にする。
じぶんもそうなりたくないから、Web会議を円滑にやるべく、進め方を知りたいなぁ。
既にWeb会議をやっている人に話を聞いてみたい。
今回はこのような悩みについて解説いたします。
2020年4月よりテレワーク勤務となり、毎日の朝礼、週次のミーティング、突発的に発生する会議、打合せ、相談と、自宅にていくつかのWeb会議をこなしながら日々仕事をしている。
Web会議の進め方：まずは事前準備をして、会議自体を成立させよう
Web会議を円滑に進められるようにするには、まずは事前準備をして、会議自体を成立させることが大事です。
なぜなら、
- 実際にWeb会議を開催されると、会議に参加できない人がいるから
- 開始時間前からWeb会議システムに入室する人が多いから
具体例をもとに解説していきます。
Web会議の円滑な進め方の第一歩は、事前準備
Web会議を円滑にやるには、会議中に気をつけることがあるのはもちろんですが、それより先に、事前準備がWeb会議を円滑に進めるポイントとなります。
と言うのも、
- いざ、Web会議の時間になって接続しようとしても接続できないことがあるから
- Web会議の際に使用するイヤホンが充電切れになっていることもあるから
これを、あらかじめ事前にやっておけば余裕を持っていけますが、
会議の数分前にやろうとすると時間が足りなくなって、結果として会議に間に合わない場合があります。
また、巷でもこんな声があるみたいですね。
なので、Web会議に入るには時間がかかることを知り、事前準備として、インストールをしておく事は、円滑に進めるためのポイントの1つとなります。
- Web会議の前に会社のヘッドフォンを使おうと思ったら予約が満杯で使えなかった
- 自分のワイヤレスイヤホンを使おうと思ったら充電がなくなっていた
などです。
このように、事前にイヤホンやヘッドホンを用意することも事前準備として大事なポイントとなります。
Web会議には開始時間前に入室し、もし困った人がいたら助けよう
Web会議には開始時間前に入室するようにしましょう。
なぜなら、
- Web会議の場合、時間前に入室する人が、対面での会議に比べ多いから
- Web会議の接続がうまくいかずに苦戦してる人がいるから
対面の会議ですと、事前に仕事を切り上げて会議室に向かうのが億劫なので、なかなか事前に会議室にいくのは難しいですが、Web会議はそんなことがないからです。
と、思ったら、それは多分、入室してないのではなく、入室できなくて困っていることがほとんどです。
なので、そういう場合は、その本人に連絡をして助けるようにしましょう。
これも、開始時間前に入室することに気づくことです。なので、Web会議は、開始時間前に入室し、周りのことも助けるようにしましょう。
なので、年齢に関わらず困ることが多いですので、その際は助けてあげるようにしましょう。
Web会議中に気をつけること5つ【基本は対面会議と同じ】
これまで、Web会議を円滑に進められるようにするには、まずは事前準備をして、会議自体を成立させることが大事であることを解説しました。
では、Web会議の進め方において、会議中に留意することは何でしょうか。それは５つありますが、どれも対面会議と考え方は同じです。
| Web会議 | 通常の会議 |
| 話していないときはマイクをオフにする | だれかが発言してるときはしゃべらない |
| 声の大きさを気をつけよう | ← |
| 名前をよんで質問する | 相手の目を見て質問する |
| 都度画面共有する | ホワイトボードや画面スクリーンで説明する |
| 相手の話を最後まで聞く | ← |
話していないときはマイクをオフにする
これは、Web会議をあまりしたことがない人が結構やってしまいがちですが、自分がしないときは、マイクをオフにするにしましょう。
なぜなら、雑音が入り、会議全体の質が下がってしまうからです。
Web会議システムでは、マイクをオンにしている人が誰かがわかるようになっていますので、周りから注意されてしまいます。
なので、会議全体の質を下げない為にも、しゃべらない時はマイクをオフにするようにしましょう。
声の大きさを気をつけよう
対面での会議と違い、目の前に人がいないので、つい大きい声で喋ってしがちですが、声の大きさには気をつけましょう。
というのも、そんなに大きいことじゃなくても聞こえるからです。
通常の対面式の会議では、必要以上に声が大きいのは、おじさんおばさんであることが多いですが、Web会議に至っては、年齢に関係なくボリュームがでかすぎる人がちらほらいますなので、声のボリュームには注意しましょう。
名前をよんで質問する
誰かに何かを質問する際、意見を言うときは、きちんと名指しで呼ぶようにしましょう。
なぜなら、対面じゃないから、名前を言わないとだれに話しかけているかわからないからです。
対面の間、相手の方向を見ればわかるので特にそういうことをしなくてもいいですが、Web会議はそういうわけにはいきません。
なので、きちんと名前を呼んでから発言質問するようにしましょう。
都度画面共有する
何かについて説明や技能をするときは、その題材を画面共有でみんなに見える形で出すようにしましょう。
なぜなら、対面ありがとう、ホワイトボードやスクリーンがそれを示しますが、Web会議だと、画面共有がそれを意味するからです。
何も写さないままの会議よりも、やはり議論のネタを映しながら会議をした方が会議が有意義になります。
なので、必要な資料を、都度画面共有しながら会議をするようにしましょう。
相手の話を最後まで聞く
これはWeb会議で結構大事なことですが、相手がしゃべっていた時は、最後まで話を聞くようにしましょう。
なぜなら、Web会議の場合、複数人が同時にしゃべることができないからです。
対面会議だとそれが当たり前なんですけどね。
なので、Web会議上では相手の話を聞いた上で自分がやれるようにしましょう。
補足：服装はどうでもいい
仕事なので服装をきちんとしようなどと書いてあるサイトもありますが、正直必要ありません。
なぜなら、本当に写すべきものは、人ではなく会議資料だからです。
また、背景を入れられたり、顔だけはリアルタイムに出して、それ以外はダミー画像にできる機能を持っているWeb会議システムが存在します。
なので、服装なんてどうでもいいです。そんなことでも、仲間に集中するようにしましょう。
なお、服装についてはこちらでも解説しております。
Web会議の服装はパジャマでも大丈夫【顔画像のぼかし機能も】
Web会議の服装は、基本なんでもよい、正直パジャマでもよいが、どうしてもの場合は、Web会議専用の白のワイシャツを1枚用意すればよいことを知ることで、安心してテレワークや在宅勤務をするきっかけをつかみましょう。
Web会議により、無駄を省いて効率的に仕事しよう
と、いうことで、Web会議の効率的な進め方について、会議前の準備と会議中の留意点について解説してきました。
Web会議って、対面会議に比べ、
- 移動時間の節約
- 場所の準備の手間がない
が、いいですよね。
なので、効率さを追加することで、有意義なWeb会議をやっていきましょう。
今回は以上です。