【Web会議の進め方】事前準備すれば、会議中の留意点は対面会議と同じ

LIFE Telework

テレワークや在宅勤務が増えてきたので、Web会議をする機会が増えているが、会話が一方通行になったり、そもそも会議システムに入れないとか、会議がうまく進行されてないことを目にする。
じぶんもそうなりたくないから、Web会議を円滑にやるべく、進め方を知りたいなぁ。
既にWeb会議をやっている人に話を聞いてみたい。

今回はこのような悩みについて解説いたします。

これを書いた自分はこんな人です学卒後、組み込みソフトウェアエンジニアに従事。
2020年4月よりテレワーク勤務となり、毎日の朝礼、週次のミーティング、突発的に発生する会議、打合せ、相談と、自宅にていくつかのWeb会議をこなしながら日々仕事をしている。

この記事を読む利点Web会議の進め方として、事前準備、会議中に気をつけることを知ることで、効率的なWeb会議をするきっかけをつかむことができます。

Web会議の進め方:まずは事前準備をして、会議自体を成立させよう

Web会議を円滑に進められるようにするには、まずは事前準備をして、会議自体を成立させることが大事です。

なぜなら、

  • 実際にWeb会議を開催されると、会議に参加できない人がいるから
  • 開始時間前からWeb会議システムに入室する人が多いから

具体例をもとに解説していきます。

Web会議の円滑な進め方の第一歩は、事前準備

Web会議を円滑にやるには、会議中に気をつけることがあるのはもちろんですが、それより先に、事前準備がWeb会議を円滑に進めるポイントとなります。

と言うのも、

  • いざ、Web会議の時間になって接続しようとしても接続できないことがあるから
  • Web会議の際に使用するイヤホンが充電切れになっていることもあるから

Web会議に入るには時間がかかることがありますWeb会議をやる際、会議システムがいつも使っているやつなら良いのですが、顧客から指定されたツールの場合、いざ始めようとすると、インストールが必要など、手間がかかることがあります。

これを、あらかじめ事前にやっておけば余裕を持っていけますが、
会議の数分前にやろうとすると時間が足りなくなって、結果として会議に間に合わない場合があります。

自分もこれで、会議の開始時間に間に合わなかったことが何回かあります

また、巷でもこんな声があるみたいですね。

なので、Web会議に入るには時間がかかることを知り、事前準備として、インストールをしておく事は、円滑に進めるためのポイントの1つとなります。

マイクの準備Web会議をする際は、マイク付きのヘッドホンを使うことが多いですが、これについてもいくつか注意点があります。

  • Web会議の前に会社のヘッドフォンを使おうと思ったら予約が満杯で使えなかった
  • 自分のワイヤレスイヤホンを使おうと思ったら充電がなくなっていた

などです。

自分も、自前のワイヤレスイヤホンを使っていますが、充電がなくなる事はちょいちょいあるので、都度反省しています

このように、事前にイヤホンやヘッドホンを用意することも事前準備として大事なポイントとなります。

Web会議には開始時間前に入室し、もし困った人がいたら助けよう

Web会議には開始時間前に入室するようにしましょう。

なぜなら、

  • Web会議の場合、時間前に入室する人が、対面での会議に比べ多いから
  • Web会議の接続がうまくいかずに苦戦してる人がいるから

Web会議は時間前に入室する人が多いこれは多分、Web会議だと、クリックだけで入手できるからかなと。

対面の会議ですと、事前に仕事を切り上げて会議室に向かうのが億劫なので、なかなか事前に会議室にいくのは難しいですが、Web会議はそんなことがないからです。

Web会議は接続できずに困っている人が結構います「あの人なかなか入室してこないな」

と、思ったら、それは多分、入室してないのではなく、入室できなくて困っていることがほとんどです。

なので、そういう場合は、その本人に連絡をして助けるようにしましょう。

これも、開始時間前に入室することに気づくことです。なので、Web会議は、開始時間前に入室し、周りのことも助けるようにしましょう。

Web会議に入室するのは、おじさんだけって思うかもですが、実際は若手も含め、もたつくことがあります。ネットワークにつながらないなど。
なので、年齢に関わらず困ることが多いですので、その際は助けてあげるようにしましょう。

Web会議中に気をつけること5つ【基本は対面会議と同じ】 

これまで、Web会議を円滑に進められるようにするには、まずは事前準備をして、会議自体を成立させることが大事であることを解説しました。

では、Web会議の進め方において、会議中に留意することは何でしょうか。それは5つありますが、どれも対面会議と考え方は同じです。

Web会議通常の会議
話していないときはマイクをオフにするだれかが発言してるときはしゃべらない
声の大きさを気をつけよう
名前をよんで質問する相手の目を見て質問する
都度画面共有するホワイトボードや画面スクリーンで説明する
相手の話を最後まで聞く

話していないときはマイクをオフにする

これは、Web会議をあまりしたことがない人が結構やってしまいがちですが、自分がしないときは、マイクをオフにするにしましょう。

なぜなら、雑音が入り、会議全体の質が下がってしまうからです。

Web会議システムでは、マイクをオンにしている人が誰かがわかるようになっていますので、周りから注意されてしまいます。

なので、会議全体の質を下げない為にも、しゃべらない時はマイクをオフにするようにしましょう。

声の大きさを気をつけよう

対面での会議と違い、目の前に人がいないので、つい大きい声で喋ってしがちですが、声の大きさには気をつけましょう。

というのも、そんなに大きいことじゃなくても聞こえるからです。

通常の対面式の会議では、必要以上に声が大きいのは、おじさんおばさんであることが多いですが、Web会議に至っては、年齢に関係なくボリュームがでかすぎる人がちらほらいますなので、声のボリュームには注意しましょう。

名前をよんで質問する

誰かに何かを質問する際、意見を言うときは、きちんと名指しで呼ぶようにしましょう。

なぜなら、対面じゃないから、名前を言わないとだれに話しかけているかわからないからです。

対面の間、相手の方向を見ればわかるので特にそういうことをしなくてもいいですが、Web会議はそういうわけにはいきません。

なので、きちんと名前を呼んでから発言質問するようにしましょう。

都度画面共有する

何かについて説明や技能をするときは、その題材を画面共有でみんなに見える形で出すようにしましょう。

なぜなら、対面ありがとう、ホワイトボードやスクリーンがそれを示しますが、Web会議だと、画面共有がそれを意味するからです。

何も写さないままの会議よりも、やはり議論のネタを映しながら会議をした方が会議が有意義になります。

なので、必要な資料を、都度画面共有しながら会議をするようにしましょう。

相手の話を最後まで聞く

これはWeb会議で結構大事なことですが、相手がしゃべっていた時は、最後まで話を聞くようにしましょう。

なぜなら、Web会議の場合、複数人が同時にしゃべることができないからです。

対面会議だとそれが当たり前なんですけどね。

なので、Web会議上では相手の話を聞いた上で自分がやれるようにしましょう。

これができないと、お互いがお互い話し始めるとしてしまい、会話集まったり、今が悪くなってしまうことがあります。

補足:服装はどうでもいい

仕事なので服装をきちんとしようなどと書いてあるサイトもありますが、正直必要ありません。

なぜなら、本当に写すべきものは、人ではなく会議資料だからです。

また、背景を入れられたり、顔だけはリアルタイムに出して、それ以外はダミー画像にできる機能を持っているWeb会議システムが存在します。

なので、服装なんてどうでもいいです。そんなことでも、仲間に集中するようにしましょう。

なお、服装についてはこちらでも解説しております。

Web会議により、無駄を省いて効率的に仕事しよう

と、いうことで、Web会議の効率的な進め方について、会議前の準備と会議中の留意点について解説してきました。

Web会議って、対面会議に比べ、

  • 移動時間の節約
  • 場所の準備の手間がない

が、いいですよね。

本記事で解説した進め方により、効率的にやれれば、正直なところ、対面会議よりはるかに有意義になります。

なので、効率さを追加することで、有意義なWeb会議をやっていきましょう。

今回は以上です。

人気記事 プログラミングスクール多すぎ!どう選ぶの?【4つの指標で選ぼう】

人気記事 【テレワークで太った!】運動不足を解消しないと!【対策あり】