「仕事を丸投げする上司だ」と思われないための仕事の頼み方を解説

Engineer Life

上司やリーダーなど、人に仕事をお願いする側の方:
・部下や後輩に仕事をお願いしているが、想定とちがうものが出来上がってきたり、最悪全く作業してもらっていないことがある。どうやってお願いしたらいいのかなぁ?
・部下や後輩に仕事をお願いした際、「えっ」って顔されたり、なんかムスッとされることが多い。仕事のお願いの仕方が悪いのかなぁ?

今回は、こういった疑問について解説致します。

これを書いた自分はこんな人です学卒後、現在も組み込みエンジニアとして従事。開発リーダーとして、チームメンバに仕事を依頼するのが日常で、これまで仕事の依頼の仕方が悪いことで、プロジェクト進捗、人間関係に苦悩した苦い経験多々あり。
今回の記事は、じつは自分の会社の勤評を背景に書いてみました。勤評にて、じぶんの仕事の頼み方が悪く、一部の後輩や他部署が不信感をもっているという話をされたので。

「仕事を丸投げする上司だ」と思われないための仕事の頼み方を解説

結論は、「具体的に」お願いしているかどうかです。

質問:どのように仕事をお願いしていますでしょうか?

あなたは仕事を頼む側の人でしょうか。その場合、おそらく多忙だと思います。ゆえに、部下や後輩に仕事を頼む際、つい駆け足であったり、説明が雑になってしまっていたりしませんか?

また、もしかしたら気づかないうちにそのようになってしまっているかもしれません。
そうなりますと、仕事を依頼された側はどう感じますでしょうか。困惑したり、イライラしたりと、あまりいい思いはしませんよね。

そして、そんな気持ちで仕事をされますと、

  • いざ仕事が終わってみると、想定と違うものが出来上がってしまっている
  • そもそも、仕事自体に着手していない

こんな状況になってしまいかねません。そうならないためにはどうするか。

  • まず、お願いする仕事の背景、理由を明確にしよう
  • いつ、なにを どのようにを明確にしよう
  • 話したことをきちんと記録して渡しましょう
  • 下準備をできるだけやりましょう
  • こちらから声掛けしよう

一つずつ解説していきます。

まず、お願いする仕事の背景、理由を明確にしよう

仕事をお願いする際は、背景、理由をしっかりと説明するようにしましょう。

そうしないと、受け手は意図を理解しないまま、想定と違う作業をしたり、想定外の成果物を作ってしまう恐れがあるからです。

実体験:カンペキな資料を揃えてしまい、時間がかかりすぎてしまった例作業内容だけさらっと話したが、受けてが非常にまじめな方で、完璧を求めて時間がかかってしまった例です。

  • 依頼内容:A製品の動作確認をしてほしい
  • 理由:テスト結果の確認会にて、指摘が入ったから
  • 背景:指摘をクリアしないと、次の開発フェーズに移行できないので、まずは結果のみ早く知りたい

ここまで説明をきくと、聞いた側も「それは大変だ。すぐにやらないと!」と、いう気になりますよね。
逆に、仕事の背景、理由を説明しないと、

  • 上司、リーダ「A製品の動作確認をしてほしい」
  • 部下、後輩「はい。わかりました」

だけとなり、本来は、先ず動作確認した結果だけを知りたいのに、部下、後輩は

動作結果をご丁寧にきれいな資料としてまとめていて、それを以って「終わりました!」

こうなりますと、時間がかかりすぎ、開発日程に影響しかねませんよね。
なので、仕事をお願いする際は、背景、理由をしっかりと説明しましょう。

いつ、なにを どのようにを明確にしよう

具体的にいうと、「期限、最終的にほしい成果物、作業内容」を明確にすることです。これらがないと、受けてとしてはなにをしたらいいかわからないため、別の案件を受けたとき、

「Aさんに仕事頼まれてるけど、イマイチなにをしたらいいかよくわらないからいっか。先にBさんにお願いされた仕事をしてしまおう」

と、なってしまう恐れがあるからです。
実体験:市場クレームであることは知ってると思い、作業内容しか説明しなかったために着手が遅れた例

  • 依頼内容:A製品の動作確認を、項目1~項目5まで行い、報告書にまとめて明後日までにほしい。
  • 理由:市場クレームのため、もし修正が必要な場合、一刻を争うから
  • 背景:顧客から、〇〇な動作をすると、△△のような動作となると連絡があった

ここまで説明をきくと、聞いた側も「それは大変だ。すぐにやらないと!」と、いう気になりますよね。
逆に、仕事の背景、理由を説明しないと、

  • 上司、リーダ「A製品の動作確認をしてほしい」
  • 部下、後輩「はい。わかりました(今忙しいから来週くらいから着手しよう)」

こうなってしまいます。なので、「期限、最終的にほしい成果物、作業内容」を明確にしましょう。

話したことをきちんと記録して渡しましょう

これまで説明したような内容を、本人のまえで、

  • 口頭で説明
  • 同時にタイピング

これらを自ら行い、タイピングしたテキストを本人にわたすようにしましょう。なぜなら、そうすることで、受け手は

  • わからなくなったら指示を見返すことができる
  • 言った、言わないの争いがなくなる

こうなることにより、想定外の作業をされることもなくなります。
じぶんはこうしてます:いつもその場でメールに書き上げ、即送信派遣さんと後輩に作業をお願いする際、しゃべりながらタイピングしますが、メールにその内容をタイピングするようにしてます。

そして、説明終了と同時に送信ボタンをポチる。そうすることで、いかのメリットがあるからです。

  • 自分、受けて、ともに指示内容のファイルをいちいち保存しなくてよくなる(メールボックスに勝手に残るので)
  • タイプスタンプがつくため、いつ、何を言ったのかが残る

とはいえ、きちんと記録として残すなら、メールでなくても、べつにテキストファイルでもなんでも大丈夫です。

下準備をできるだけやりましょう

下準備とは例えば以下のようなことです。

  • チェックリストや作業手順書の入手
  • 機材、場所の確保
  • 関係者への根回し

これらをしておかないと、受け手はその準備からとりかかるため、すぐに作業着手できないことでモチベーションが下がってしまうし、

「それくらいやってよ・・・」

と、思われてしまいます。なので、下準備はじぶんでできるだけやりましょう。
ただ、ここは作業の緊急度や内容に応じて臨機応変で構いません。例えば以下。

  • 市場不具合による、製品解析をお願いする際、じぶんはすぐに現地(海外)に飛ばないといけない
  • 出張先である客先の現場にて、客先から直接指示を受け、その作業を電話で後輩に伝え、作業結果を待つ

このようなときは、自分で下準備をしてあげられる状況ではないですもんね。

こちらから声掛けしよう

仕事を依頼し、いざ受け手が作業着手した後、それに安心せず、「大丈夫?」「何か気になることはある?」など、自ら声掛けするようにしましょう。

そうしないと、「あいつ頼みっぱなしじゃねーかよ」って思われてしまうからです。そうなると、想定外のことが起こった際、担当者の判断のみで誤った解決をしてしまう恐れがあります。

実体験:実は作業が中断したままになっており、納期直前でそれに気づき、炎上別部署にテスト作業を依頼しましたが、そこでつかうテスト機材が他に使われており、本人たちは作業できないから、「まあ仕方ないか」で、終わらせてしまっていました(ちなみに新人さんでした)。

これは、そもそも社会人としてどうかという考えももちろんありますが、じぶんがもっと現場に寄り添ってあげられなかったことのほうが原因として大きいなと反省しました。

仕事の出し手、受け手がともに信頼し合えるような関係を築きましょう

冒頭にも、書いたとおり、そもそも自分が忙しいからこそ、他者に仕事をお願いするはずです。

とはいえ、他者も何かしらの作業を抱えている場合もありますので、まずはじぶんがこれまで解説したような、丁寧な仕事の依頼をするようにしましょう。

そうすることで、受け手も安心でき、それが信頼につながります。
そして、一度信頼関係ができると、以降も仕事をお願いしやすくなりますよね。なので、仕事の依頼はていねいにやるようにしましょう。
今回は以上です。

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